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文書檔案范文第1篇

一、領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書檔案工作的關(guān)鍵

首先，文書檔案工作人員要經(jīng)常向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報文書檔案工作情況，特別是通過單位因各種經(jīng)濟或矛盾糾紛，訴求人的訴求事項需查找各類文書資料或為職工辦理個人事項需查找的各類文書資料等，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)文書材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐步認(rèn)識到文書檔案工作在現(xiàn)實工作中的重要性。

其次，文書檔案工作人員要熱愛本職工作，做到干一行，愛一行，認(rèn)真研究文書檔案工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)文書檔案知識，精通業(yè)務(wù)，熟練掌握工作技能，不斷提高自身素質(zhì)，切實做好文書檔案工作，干出成績，為領(lǐng)導(dǎo)開展工作及時準(zhǔn)確地提供檔案信息，讓單位領(lǐng)導(dǎo)滿意，讓檔案主管部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，更好地為單位發(fā)展服務(wù)，取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，為文書檔案工作的開展提供人、財、物等各種保障。

二、加強文書檔案工作人員繼續(xù)教育，不斷提高文書檔案工作人員的綜合素質(zhì)

（一）進(jìn)一步提高文書檔案工作人員對其工作的認(rèn)識

文書檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求工作人員既要有高度的工作責(zé)任感、求真務(wù)實的工作態(tài)度，又要有扎實的專業(yè)知識和現(xiàn)代文化知識，特別是具有現(xiàn)代化科技手段和現(xiàn)代化管理文書檔案的基本技能。因此，文書檔案工作人員只有具備扎實的專業(yè)技能和文化知識，不斷提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文書檔案管理工作。同時，通過多種形式宣傳文書檔案管理工作的各項法律法規(guī)，不斷提高文書檔案工作人員對其工作的認(rèn)識。并且，建立文書檔案管理領(lǐng)導(dǎo)組織，加強對文書檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、督查和考核，不斷提高文書檔案管理工作水平。

（二）建立文書檔案工作人員培訓(xùn)長效機制

一是要建立文書檔案工作人員繼續(xù)教育的長效管理制度，按時參加各級檔案管理部門舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班;二是要建立文書檔案工作人員繼續(xù)教育的約束和激勵機制。將繼續(xù)教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的人員取消評聘資格，激勵他們積極主動地參加繼續(xù)教育，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。

（三）明確文書檔案工作人員繼續(xù)教育內(nèi)容

繼續(xù)教育應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。第一，學(xué)習(xí)文書檔案專業(yè)知識。為文書檔案工作人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文書檔案專業(yè)知識的機會，使他們盡快熟練掌握文書檔案管理的新理論、新方法和新標(biāo)準(zhǔn)。第二，學(xué)習(xí)相關(guān)科學(xué)知識。文書檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，繼續(xù)教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新;第三，學(xué)習(xí)現(xiàn)代科技知識。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文書檔案現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文書檔案工作人員應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。

三、當(dāng)前文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)不高，培訓(xùn)工作需要加強

部分文書檔案的工作人員沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)就管理文書檔案，無證上崗，這樣的工作人員對于文書檔案的分類、立卷等工作只是一知半解，其專業(yè)素質(zhì)與現(xiàn)代化的文書檔案管理工作的要求之間存在很大的差距。部分文書檔案工作人員雖然是有證上崗，但是總有人不參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，這部分人只是對文書檔案工作有著基本的認(rèn)識和了解，并不能及時的更新文書檔案管理知識，跟不上現(xiàn)代化文書檔案管理的步伐，更不能夠有效的提高單位文書檔案管理的水平。特別是隨著計算機應(yīng)用技術(shù)的飛速發(fā)展，利用計算機進(jìn)行管理是文書檔案現(xiàn)代化管理的一個必然趨勢。文書檔案工作人員更需要加強專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

（二）文書和檔案的銜接存在問題

文書和檔案既聯(lián)系又有區(qū)別，既統(tǒng)一又有分工。在實際的操作過程中，有的文書工作人員檔案意識淡薄，有的檔案管理人員通常很少考慮文秘工作，這使得兩者在銜接的過程中出現(xiàn)了脫節(jié)現(xiàn)象。有的表現(xiàn)在公文的格式和處理方法上存在著不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)象，有的表現(xiàn)在辦理文書工作人員對文書回交不及時，有的表現(xiàn)在文書交接時沒有交接手續(xù)等等。

四、提高文書檔案管理的對策

（一）提高文書檔案工作人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)

提高文書檔案工作人員綜合素質(zhì)，是推動文書檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。第一、要把住用人關(guān)。招聘一些有文化知識，懂專業(yè)技能的人員從事文書檔案管理。第二、加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育。當(dāng)前社會處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷出現(xiàn)，對文書檔案的管理工作提出了新要求和挑戰(zhàn)。文書檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，盡其所能了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身綜合素質(zhì)，運用文書檔案新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)文書檔案工作，實現(xiàn)由單一型向復(fù)合型轉(zhuǎn)變。有效地推動文書檔案人員繼續(xù)教育工作。

（二）做好文書檔案工作的規(guī)范銜接

文書檔案范文第2篇

（一）需進(jìn)一步強化檔案工作人員的專業(yè)培訓(xùn)

一些企業(yè)當(dāng)中存在檔案管理人員無證上崗的現(xiàn)象，很多的檔案管理人員并未參加過真正的檔案管理培訓(xùn)及知識的學(xué)習(xí)，僅僅停留在簡單的檔案日常管理當(dāng)中，為此則不能夠及時的更新早已落后的管理理念，不能夠緊隨最新的現(xiàn)代化檔案管理腳步，嚴(yán)重阻礙著企業(yè)檔案管理水準(zhǔn)的進(jìn)一步提升。在先進(jìn)的計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的迅猛進(jìn)步與發(fā)展的今天，在檔案管理工作中有效的運用先進(jìn)的計算機技術(shù)及先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)早已成為一種時展的要求，為此，作為檔案管理工作人員則急需努力提升自己專業(yè)的檔案管理水準(zhǔn)，參加各種有關(guān)檔案管理知識及技能的學(xué)習(xí)，這樣才能夠促使企業(yè)實施切實可行的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作。

（二）文書工作與檔案工作相互間存在銜接問題

文書工作與檔案工作二者既存在密切的聯(lián)系，又存在一定的區(qū)別。可是在現(xiàn)實的文書檔案管理日常工作當(dāng)中，針對文書與檔案的管理需要實施‘分塊式管理’，此種文書檔案管理方式是非常有效的，但在具體的操作當(dāng)中，分塊式管理致使文書工作與檔案工作相脫離。在實際的文書檔案管理工作當(dāng)中，文書工作人員在檔案管理方面的知識非常匱乏，檔案管理人員在日常很少涉及到文書的工作，造成文書工作與檔案工作銜接上存在脫節(jié)的現(xiàn)象。在目前的文書工作與檔案工作的銜接方面，文書格式與處理方法上潛存許多未按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)及要求規(guī)范的問題，這是需要引起特別重視的。

二、文書檔案管理工作水平進(jìn)一步提升的具體措施

文書檔案管理工作要想做好，受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的注重和采取實際的措施是非常重要的，作為文書檔案管理工作人員則要飽含熱情的投入到日常的文書檔案管理工作當(dāng)中，利用各類活動來向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員進(jìn)行文書檔案管理的重要意義以及文書檔案法律規(guī)章制度，進(jìn)而促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及全體工作人員增加對文書檔案管理的重視度進(jìn)一步提高，同時最大限度上獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員的重視和對管理工作的支持，最好能夠?qū)⑽臅鴻n案管理工作作為企業(yè)總規(guī)劃中的重要工作內(nèi)容，與此同時，不斷加強對文書檔案管理費用及使用設(shè)備的資金投入，促使企業(yè)文書檔案管理水準(zhǔn)進(jìn)一步提升，推動企業(yè)文書檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化方向發(fā)展。在現(xiàn)實的文書檔日常管理當(dāng)中，我們要將目前處于被動狀語下向企業(yè)供應(yīng)檔案資料的狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃有缘囊环N工作狀態(tài)。在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展的今天，現(xiàn)實對文書檔案管理有著高標(biāo)準(zhǔn)的需求，為此，作為文書檔案管理工作人員要努力提升自己的專業(yè)管理技術(shù)水平，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，增強文書檔案管理現(xiàn)代化專業(yè)技能及相關(guān)知識，將先進(jìn)科學(xué)的現(xiàn)代化管理理念運用到日常的文書檔案管理工作當(dāng)中去，促使自身成為具有專業(yè)管理技能、擁有先進(jìn)管理方法的管理人才，這樣才能夠為企業(yè)做好文書檔案管理工作，貢獻(xiàn)出自己獨特的力量。

（一）做好文書工作與檔案工作的規(guī)范化銜接

對于檔案來講，文書是基礎(chǔ)。文書工作質(zhì)量將對檔案質(zhì)量產(chǎn)生直接性的作用及影響，在低質(zhì)量的文書工作的狀況下，檔案質(zhì)量也不會有多高的水平。為此，文書工作是否規(guī)范化將直接關(guān)乎著檔案管理最終水準(zhǔn)。所以，作為文書工作人員需要不斷的提升自己的檔案管理專業(yè)知識，在企業(yè)中做好文書資料的立卷歸檔工作。

（二）強化各部分間的有效協(xié)作做好文書檔案的搜集

作為文書檔案管理工作人員要對本企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的掌握，最新動態(tài)要及時了解，多在各個部門走動，這樣才能夠得到最新的資料及有效信息，同時結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)狀入手，以企業(yè)實際發(fā)展需求為出發(fā)點主動的進(jìn)行文書檔案的日常管理。與此同時，不斷強化文書檔案管理部門相互間的有效協(xié)作，促使文書檔案資料搜集工作能夠順利的開展。

（三）創(chuàng)建行之有效的管理制度及管理程序嚴(yán)格遵循管理機制辦公

日常的文書檔案管理工作一定要嚴(yán)格遵循相關(guān)管理機制，嚴(yán)格進(jìn)行文書檔案的審核及簽發(fā)，杜絕隨意濫發(fā)文書或者發(fā)放無效文書的情況存在。文書印刷前期需要針對全部文書提前進(jìn)行審核及簽發(fā)，看簽發(fā)手續(xù)及文書格式是否與規(guī)定相吻合，文書印刷的時候文書工作人員則需進(jìn)行二次檢查。針對文書的紙張類型、文書字體、排版情況要以相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格進(jìn)行，最大限度上利用隨卡片的積極作用，填寫文書處理單、發(fā)放的稿紙卡片要做到讓人一目了然，同時對文書發(fā)放范圍要明確化，文書中的件數(shù)要進(jìn)行嚴(yán)格的科學(xué)掌控，避免隨意抄送的情況發(fā)生。

（四）做好文書檔案基礎(chǔ)性工作對文書檔案結(jié)構(gòu)及內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)調(diào)整

資料的搜集-簽訂-保管-統(tǒng)計是做好文書檔案管理工作的重要性基礎(chǔ)，作為管理工作人員則要具備對企業(yè)各部門全部的有用資料、有用文件進(jìn)行及時的搜集，同時隨時對在企業(yè)日常活動中形成的具有生動性的細(xì)節(jié)性檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一的整理，對信息資料進(jìn)行科學(xué)的整合，實施具體的淺析-篩選-探究-整理，最大限度上促使文書檔案的作用得到最大的發(fā)揮，同時逐漸豐富文書檔案內(nèi)容，將各個階段的文書檔案工作重要內(nèi)容具體化，以企業(yè)的發(fā)展方向為中心進(jìn)行日常的文書檔案管理工作，逐漸形成服務(wù)企業(yè)大局發(fā)展的文書檔案管理。

三、結(jié)束語

文書檔案范文第3篇

關(guān)鍵詞：文書檔案；按件管理

眾所周知，一個企業(yè)的文書檔案是企業(yè)文化和發(fā)展的記載器。做好企業(yè)的文書檔案工作是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。但是在實際工作中由于各種各樣主客觀方面的原因，企業(yè)的文書檔案工作未能得到足夠的重視，因而造成文書檔案整理良莠不齊。主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案重要性的認(rèn)識不夠，資金投入少，檔案室設(shè)施簡陋。以筆者所在企業(yè)為例，由于公司辦公樓為臨時租賃，沒有獨立的檔案庫房，檔案室與倉庫庫房在一起，檔案與雜物一起存放，保管條件很難保證，致使檔案容易損壞或丟失；二是由于單位人員緊張，我的主要工作是辦公室日常文書處理和機要保密工作，文書檔案和科技檔案都是兼職，主要精力是辦公室日常工作，因而常常忽略了檔案工作；三是檔案員業(yè)務(wù)水平參差不齊，檔案管理人員更換頻繁，我所在的公司6年間先后更換了4位專兼職檔案人員，有在其他單位從事過檔案工作的老師傅，也有剛剛參加工作對檔案工作一無所知的新丁，由于其對檔案整理理解和認(rèn)識的角度不同，造成檔案整理不規(guī)范。導(dǎo)致文書檔案資料收集不夠齊全，文書立卷整理過程中不會分類，亂整亂歸，不能及時方便查找借閱。

在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，案卷是檔案管理的基本單位，而案卷又是由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的文件的有機整體。整理檔案難，而合理地組卷則是難上加難，從文件的分類、鑒定到擬寫案卷題名都需要檔案工作者具備極高的專業(yè)水準(zhǔn)，而且在立卷工作還存在大量繁雜重復(fù)的勞動。面對眾多規(guī)定和較高要求，即使老檔案員都是舉步維艱，新檔案員更是望而生畏。這在很大程度上影響了企業(yè)檔案工作的順利開展。不過近些年來，隨著文書檔案現(xiàn)代化管理步伐的加快和辦公自動化的不斷推進(jìn)，以單份文件為單位組織管理文書檔案的方法得到了廣泛的推廣和認(rèn)可。作為一個在基層長期從事檔案工作的人員，對于文書檔案按件為單位進(jìn)行管理在實際工作中的利弊我也有一些基本的認(rèn)識，下面是我個人的一些粗淺看法。

首先，文書檔案按件整理有利于文件的日常整理。我公司由于人員有限，日常文書工作和文書檔案管理工作全部由我一個人負(fù)責(zé)。按傳統(tǒng)的以案卷為單位整理檔案，所有的工作都要等一年文件辦理完畢后才能進(jìn)行；而按照以單份文件為單位組織文書檔案的方法，有很多工作我可以在日常辦理的時候進(jìn)行，一份文件辦結(jié)后，我可以立即將文件進(jìn)行編頁裝訂，使文書歸檔工作化整為零，減輕了歸檔工作壓力，提高了工作效率。由于文書檔案按件歸檔取消了組卷這一環(huán)節(jié)，全部檔案按年度―機構(gòu)或年度―問題分類后，按形成時間、保管期限排列，放寬了對檔案實體形式上的要求，整理方法變得簡單、易學(xué)，即使從未學(xué)習(xí)過檔案管理的人員也能輕松上手，適應(yīng)單位檔案人員兼職多、流動性大的現(xiàn)狀。其次，文書檔案按件管理能更加有效地適應(yīng)檔案計算機管理的新要求。由于實現(xiàn)了按件管理檔案，取消了案卷，只留文件級一個管理層次，既減少了數(shù)據(jù)錄入的工作量，也適應(yīng)了計算機直接定位于文件級條目的檢索方式，提高了檔案的檢索速度與準(zhǔn)確率，有利于計算機在檔案管理上的普及與應(yīng)用。實現(xiàn)按件管理檔案后，辦理完畢的文件可直接進(jìn)入檔案整理環(huán)節(jié)，文書處理環(huán)節(jié)中形成的著錄項目可通過計算機直接生成歸檔文件目錄，避免了檔案管理環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入。而且目前包括我所在的企業(yè)在內(nèi)的大量單位的辦公都采用了網(wǎng)上電子辦公流程，如果設(shè)置好和檔案管理系統(tǒng)的接口，完全可以實現(xiàn)文檔網(wǎng)上流程辦結(jié)后的直接歸檔，這又為檔案人員減輕了不少工作量。最后，文書檔案按件管理有利于文件的借閱復(fù)制利用。按傳統(tǒng)的以案卷為單位整理檔案，在檔案整理好后，如需借閱復(fù)制，經(jīng)常需要將整個案卷提供給利用者，一方面造成資源的浪費，另一方面也不利于檔案的安全。按照以單份文件為單位組織文書檔案的方法整理檔案后，利用者只需要對單份文件進(jìn)行借閱復(fù)制就可以了，既對檔案管理人員和利用者提供了極大的方便，又增強了提供利用的針對性，便于檔案的保管、保密和提供利用，有利于檔案的保護。同時文件按件歸檔也方便文件的復(fù)制和掃描，有利于電子文檔的制作。

文書檔案范文第4篇

1983年4月國家檔案局的《檔案館工作通則》第七條規(guī)定“檔案館接收檔案的期限：1. 省級以上檔案館接收立檔單位保管20年左右的檔案；2. 直轄市（州、盟）和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案。”而《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十三條規(guī)定“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局關(guān)于檔案移交的規(guī)定，定期向有關(guān)的國家檔案館移交檔案。屬于中央級和省級、設(shè)區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級國家檔案館移交。”從以上規(guī)定可以看出，《檔案館工作通則》和《檔案法實施辦法》在檔案接收期限上的規(guī)定是不一致的，由于《檔案館工作通則》的時間早于《中華人民共和國檔案法實施辦法》，根據(jù)《中華人民共和國立法法》第八十三條規(guī)定“同一機關(guān)制定的法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)、自治條例和單行條例、規(guī)章，特別規(guī)定與一般規(guī)定不一致的，適用特別規(guī)定；新的規(guī)定與舊的規(guī)定不一致的，適用新的規(guī)定。”因此筆者認(rèn)為，應(yīng)以《檔案法實施辦法》的規(guī)定為準(zhǔn)來實行，畢竟后頒布的法規(guī)效力大于在其之前已施行的規(guī)章。由于新的文書檔案保管期限將原來的永久、長期、短期三種改為永久和定期兩種，而《檔案館通則》第六條規(guī)定“檔案館接收檔案的范圍：1. 本級各機關(guān)、團體及其所屬單位具有永久保存價值的檔案，省轄市（州、盟）和縣級檔案館同時接收長期保存的檔案；2. 屬于本館應(yīng)接收的撤銷機關(guān)、團體的檔案；3. 屬于本館應(yīng)接收的以前的各種檔案。”由于沒有了長期保管的檔案，那么省轄市（州、盟）和縣級檔案館在接收永久保存的檔案的同時，是否一并接收現(xiàn)行單位定期保存的檔案？

筆者認(rèn)為，除縣級檔案館應(yīng)將定期保管中的期限為30年的檔案接收進(jìn)館外，其他各級國家綜合檔案館應(yīng)該只接收永久保存的檔案。為什么要這樣區(qū)別對待？這是因為縣級國家綜合檔案館接收檔案的期限是10年，也就是說30年期的檔案在接收進(jìn)館之后，還有20年的時間可以提供利用；而設(shè)區(qū)的市級國家綜合檔案館的接收期限是20年，保管期限為30年的定期保存檔案在接收進(jìn)館之后，能夠提供利用的時間只剩下10年時間。因此筆者認(rèn)為，國家檔案局應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前檔案利用工作的新情況，適時修改《檔案館工作通則》的相關(guān)規(guī)定，方便基層國家綜合檔案館做好檔案接收工作，以促進(jìn)檔案館工作的正常開展。

《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》第十條規(guī)定：“機關(guān)對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。”與1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》相比較，這也是新規(guī)定的另一大亮點。基層檔案室在學(xué)習(xí)貫徹《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》過程中，應(yīng)該做好電子文件相關(guān)數(shù)據(jù)和信息的收集歸檔工作。為了保障國家檔案信息資源的安全，國家綜合檔案館應(yīng)該適時將電子檔案接收進(jìn)館。那么到底應(yīng)該在電子檔案形成幾年以后接收這些電子檔案進(jìn)館？

文書檔案范文第5篇

【關(guān)鍵詞】文書檔案；管理；水平

doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.056

醫(yī)院的文書檔案是寶貴的財富，它包括在工作以及活動中形成的各類文件、錄像、圖表等，是多種檔案載體的集成。科學(xué)有效的醫(yī)院文書檔案管理不僅能夠促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展，也有利于患者查詢相關(guān)信息，更能促進(jìn)有關(guān)健康及醫(yī)生科學(xué)的進(jìn)步。

1醫(yī)院文書檔案分析

醫(yī)院文書檔案收集是上級領(lǐng)導(dǎo)及部門的公文、醫(yī)院的重大事件和活動的最原始的資料[1]。它是一個醫(yī)院歷史的見證和最有效的憑據(jù)，具有嚴(yán)格的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、保密性及服務(wù)性等特點。

1.1規(guī)范性醫(yī)院文書檔案的規(guī)范性主要是指公文的管理，它是整個文書檔案的核心，也是搞好文書檔案管理的最基本保障。它的規(guī)范性主要表現(xiàn)在公文的用紙、檢查、字跡、文種、傳遞嚴(yán)格五個方面。

1.2標(biāo)準(zhǔn)性文書檔案管理工作要求技術(shù)含量高、操作性強。對于文書檔案的收集、管理、鑒定、保管及利用都要按照立卷原則、工作流程和操作技術(shù)的統(tǒng)一。整個過程相互聯(lián)系，層層相扣，具有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。

1.3保密性現(xiàn)在醫(yī)院的文書檔案包括紙質(zhì)文書檔案和電子文書檔案兩種，雖然這有利于信息的保存，但也給保密工作帶來了一定的難度。紙質(zhì)的文書檔案一旦形成，它的內(nèi)容及形式一般不會發(fā)生大的變化，對于是否是原始資料比較容易辨認(rèn)。但是，電子檔案不具備這些特點，對于電子檔案文件的保密一定要進(jìn)行加密，并且不定期的改變加密碼或者電子鎖。最為重要的是，應(yīng)該加強工作人員的保密意識，使他們認(rèn)識到自己工作的重要性以及因為失密造成的嚴(yán)重后果。

1.4服務(wù)性文書檔案的服務(wù)性主要是為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策或者智能部門提供資料參考，它表現(xiàn)在利用、編研和統(tǒng)計等工作。搞好服務(wù)，首先必須做好醫(yī)院文書檔案的整理工作，使之在使用之時能夠按照要求提供必要的服務(wù)，這在文明醫(yī)院、等級醫(yī)院評比的過程中尤其重要。其次是能夠為醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)干部的任免升遷、職工的晉職晉升等提供準(zhǔn)確詳細(xì)的個人資料和依據(jù)，能夠大大提高工作的效率，保證工作的如期完成。再次就是在醫(yī)院大規(guī)模的改革時提供醫(yī)院的基本信息和工作人員的基本情況，以便在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的時候能夠掌握第一手的信息。最后就是信息化管理，要提高數(shù)字化的進(jìn)程，對于已經(jīng)公開的資料或信息要及時上傳到網(wǎng)上，為患者提供更便利的咨詢。

2目前醫(yī)院在文書檔案的管理方面存在的問題分析

2.1文書檔案意識薄弱，對其利用未能發(fā)揮最大作用文書檔案資料如果能夠得到充分的利用，可以創(chuàng)造出不菲的經(jīng)濟和社會效益，促進(jìn)醫(yī)院管理的規(guī)范化。但是，因為對于文書檔案的重要性宣傳不到位，很多人都認(rèn)為文書檔案無關(guān)大局，甚至認(rèn)為沒有存在的價值，對于檔案也是只保存不利用，這就造成了資源的嚴(yán)重浪費，致使其利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到預(yù)想的狀況。

2.2管理文書檔案的機構(gòu)不完善、職責(zé)不明醫(yī)院文書檔案的管理一般都存放在行政辦公室的綜合檔案室。但是因為歷史遺留的問題以及醫(yī)院在管理上存在的不足，所以綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案則由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分別有相應(yīng)的科室進(jìn)行管理。這種管理模式不僅不利于綜合的開發(fā)利用，也造成使用效率的低下，并且這種不科學(xué)、混亂的管理模式會造成大量的檔案無法進(jìn)行存儲，甚至可能導(dǎo)致丟失。出現(xiàn)問題各個部門則會相互推諉，完全無法界定具體科室或者個人的責(zé)任。

2.3文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高目前，我國的檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面魚龍混雜，參差不齊，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足時展的需要[2]。這主要表現(xiàn)在專業(yè)知識的不足、知識結(jié)構(gòu)的老化或不合理、文化水平低、新知識的儲備不足等。這嚴(yán)重影響了我國醫(yī)院文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，素質(zhì)低下的管理隊伍也造成了我國檔案管理水平的落后。

2.4對于檔案管理的硬件投入過低因為醫(yī)療用房的緊張，導(dǎo)致存放檔案的地方十分有限，這完全不符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。還有管理技術(shù)的嚴(yán)重滯后，也限制了檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。隨著信息化時代的到來，計算機技師在醫(yī)院文書檔案管理的過程中逐步得到推廣，促使其管理水平不斷進(jìn)步。但是，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足快速發(fā)展的需要，人工收集、檢索信息不僅效率低下，也不利于檔案的收集、利用及開發(fā)。

3提高醫(yī)院文書檔案管理水平的方法

3.1加強有關(guān)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)，強化檔案管理意識醫(yī)院要加強對于檔案法規(guī)學(xué)習(xí)和宣傳的力度，提高管理人員對于檔案管理重要作用的認(rèn)識，尤其是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的認(rèn)識。只有領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理注重，才有可能把檔案管理工作納入重要的工作議程，使其能與醫(yī)院業(yè)務(wù)的拓展保持同步。對于檔案管理工作的重要性一定要大力宣傳，使每一個干部職工都能夠自覺的配合檔案管理工作。醫(yī)療服務(wù)是醫(yī)院最根本任務(wù)，而只有搞好檔案管理才能促使醫(yī)療服務(wù)的提高，所以一定要為檔案管人員提供必要的設(shè)施、充足的經(jīng)費，切實提高醫(yī)院的檔案管理工作。

3.2強化服務(wù)意識，提高檔案的開發(fā)利用效率檔案管理的最終目的就是為利用提供方便，因此，要強化檔案管理人員的服務(wù)意識，既搞好檔案的收集、管理，又努力搞好資料的編研、整理工作，對信息進(jìn)行有效開發(fā)，使檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，為人民群眾的醫(yī)療保健服務(wù)，充分發(fā)揮其社會效益。

3.3加強專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)建立科學(xué)合理的檔案管理體系，建立健全檔案管理的規(guī)章制度，這是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵。隨著時代的進(jìn)步，醫(yī)院的文書檔案管理也必須建立一套與之相應(yīng)的科學(xué)合理的體系，切實解決好檔案管理混亂問題。檔案管理人員素質(zhì)是影響檔案管理水平最重要的因素之一，因此，醫(yī)院要把檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等手段提高其管理水平，推動檔案管理水平的提升。

3.4實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化隨著科技的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應(yīng)現(xiàn)代人們的需求，無紙化辦公及電子技術(shù)的普及對檔案管理自動化提出了更高的要求，文書檔案的管理必須由傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代信息化的管理方式轉(zhuǎn)變。用計算機儲存檢索醫(yī)院的各種門類和載體的檔案，方便利用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間，也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率[3]。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機管理，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

4結(jié)論

醫(yī)院的文書檔案管理具有自己的特點，結(jié)合醫(yī)院的實際加強對其管理，顯然有利于醫(yī)院服務(wù)水平的提高。目前，我國的醫(yī)院在檔案管理工作中還存在管理意識薄弱、認(rèn)識不到位、管理體系不科學(xué)、從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊等問題，醫(yī)院必須從提高認(rèn)識、加強管理和培訓(xùn)、實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化等方面入手，促使我國醫(yī)院文書檔案管理水平的不斷提高。

參考文獻(xiàn)

[1] 范晟瑋.淺析更新檔案管理觀念在醫(yī)院管理的作用[J].醫(yī)學(xué)信息，2009，1(12)：22.

[2] 劉彤芳.對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2011，4(10)：43.