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工程項目檔案管理范文第1篇

工程項目檔案是企業工程項目建設過程中所有步驟和環節的全面記錄文件或資料，能夠準確的反應工程進展與完成的真實狀況，在維護企業合法權益方面發揮著關鍵的作用，因此工程項目檔案管理工作是企業基本管理的重要組成部分，具有突出的作用。針對工程項目的特征而言，工程項目檔案管理具有三方面的基本內容，即綜合文件資料類檔案的管理、工程施工及水電、設備安裝文件資料檔案的管理、工程竣工驗收文件檔案的管理。

2工程項目檔案管理中存在問題

2.1市場經濟體制下的工程項目檔案管理工作缺乏系統研究

無論是從我國經濟發展形勢還是從國際市場經濟發展形勢來看，市場經濟體制已經成為我國各行各業從事經濟活動的基本依據。對于工程建設領域而言，工程項目建設所涉及的工程招投標制度、監理制度、工程竣工驗收備案制度、市場稽查制度等正在逐漸向市場經濟體制靠攏，并在市場經濟發展的推動下日趨完善，進而使得有形建筑市場正在加強，以及與政府監管機構的智能分離。雖然工程項目檔案內容、形式、載體等都相應的發生了變化，但與之對應的檔案管理制度、法律法規、管理機制等方面還為與之改變，這使得在實際的工程項目檔案管理工作中，缺乏依托市場經濟的系統研究。

2.2缺乏有效的檔案管理組織

工程項目建設具有一定的特征，對于多數工程項目而言其施工點較多，并且持續時間較長，施工隊伍的流動性也強，這對工程項目檔案建設提出了一系列的難題。并且多數工程項目并沒有專門的檔案建設、管理及組織機構，國內市場上也沒有與之配套的專業檔案管理組織，這使得工程項目檔案管理過程中缺乏組織性、規范性。工程項目檔案管理缺乏有效的檔案管理組織主要表現在以下幾個方面：一是檔案資料流向制度不健全，導致在整個工程期間，檔案人員流動造成檔案失去管理，交接不暢；二是工程項目的檔案工作人員流動性較大，沒有固定的檔案管理人員，檔案管理人員的職責不清。

2.3工程項目檔案管理意識及工作不到位

在整個工程施工過程中，無論是領導層還是檔案管理工作人員，對工程項目檔案管理工作重要程度的認知不高，缺乏思想上的普遍認識，使得工程項目檔案管理缺乏應用的重視，造成檔案管理工作的不到位。工程項目檔案管理工作不到位的主要表現為：一是工程項目檔案管理工作人員不能按時完成工程竣工檔案，進而使得工程無法向城建部門報備；二是工程檔案資料缺失、數據失真，工程項目的復雜性、多樣性、真實性等特點，要求工程檔案建設及管理過程必須非常專業和嚴禁，而管理意識的不到位就容易造成檔案失誤現象，進而造成檔案材料失真、工程檔案與實施不符等問題，最終導致工程不能通過審查驗收。

2.4缺乏高素質的檔案管理人員隊伍

從我國工程項目建設上來看，并沒有專業的檔案管理工作人員，在工程項目中從事檔案管理工作的多為知識層次較低、工作經驗較少或者工程技術人員兼職等形式，檔案管理工作人員的知識結構不合理，缺乏專業的檔案管理知識和技能，對工程檔案管理工作較為陌生，甚至不熟悉檔案管理的相關規章制度與程序，這使得工程項目檔案管理工作不夠專業，影響了工程最后的竣工驗收。

3提高工程項目檔案管理工作水平的建議

3.1加強工程項目檔案立法及監督指導，健全管理工作體制

隨著國家與社會對檔案價值認知的提高，國家逐漸重視檔案管理工作，并頒布了檔案管理相關法律法規，使得檔案管理體制也日趨完善。從國家宏觀層面看，工程檔案管理的相關法律法規、制度體制等已經逐步得到完善，使工程項目檔案管理工作有法可依、有制可循，但從目前的工程項目檔案管理工作來看，最大的問題時檔案管理制度的貫徹實施，因此需要加強工程項目檔案管理的監督指導，一方面可加大宣傳力度，使建筑企業真正認識到工程項目檔案管理的重要性，進而認真開展檔案工作，另一方面從政府相關部門開始提高重視，認真、嚴謹的加強工程項目檔案的依法治檔，使工程項目檔案管理法制化、規范化。

3.2轉變傳統觀念加強檔案過程管理

從領導層到工作層轉變檔案管理觀念，加強檔案管理人員的崗位責任與考核，實施相應的獎懲制度，將檔案管理制度納入領導責任制、項目法人責任制。工程項目檔案管理過程的具體實施可采取以下措施：1）每項工程開始前即介入檔案工作，并制定嚴格檔案管理職責，做到檔案管理工作與工程建設同步進行；2）在工程項目建設的進程中，工程技術人員對工程進行質量檢測的同時，要求檔案管理人員必須隨同并做檔案記錄和驗收檔案；3）每個工程項目驗收時，做到項目驗收與檔案驗收的同步進行。

3.3強化工程檔案管理專業隊伍建設

從目前的工程項目檔案管理情況來看，多由工程技術人員從事檔案工作，他們對檔案管理缺乏認知與業務技能，這就需要對其進行專業的培訓。具體實施的話，可通過多種渠道，采取多種方式實現檔案管理人員的專業培訓，包括檔案管理的法律法規、管理制度、業務流程、檔案整編知識與技能、檔案材料收集、整編要求、檔案移交、竣工檔案驗收等內容進行專業的培訓。

3.4加強工程檔案的現代化與信息化管理

工程項目檔案管理范文第2篇

【關鍵詞】 水利工程項目 檔案 管理

九十年代后期，國家持續加大了水利基礎設施建設投資力度，石津灌區作為水利部續建配套與節水改造、末級渠系節水改造、水管體制改革、信息化建設四大試點，灌區工程體系得到持續改善，形成了大量的工程檔案，包括建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養記錄等。這些檔案全面反映了水利工程建設情況，對工程質量評定、工程竣工后的運行管理和維護，以及對新建項目的前期籌備等，都具有重要的參考利用價值，水利工程檔案管理工作顯得尤為重要。

2008年水利部制定下發了《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》，明確要求大中型以上和國家重點水利工程建設項目驗收前，必須先對工程檔案進行專項驗收，檔案驗收不合格的，不得進行項目竣工驗收。因此，如何加強水利工程檔案管理，提高科學管理水平，拓展檔案利用效益，成為檔案管理工作的重中之重。

1.石津灌區管理局工程檔案管理工作現狀

石津灌區管理局綜合檔案室成立于1991年，1992年晉升為河北省機關團體事業單位省三級檔案管理標準，1998年晉升為科技事業單位國家二級檔案管理標準，工程檔案的數量成倍增加，2000年成立了石津灌區續建配套項目建設局綜合檔案室，制定了工程檔案管理制度，形成了由項目法人、建設單位、施工單位、監理單位組成的檔案管理網絡，配備了專、兼職檔案員負責工程檔案的收集、整理和歸檔工作，至今形成了五個類別的水利工程檔案共618卷，其中，水工建筑物設計、施工等基建檔案182卷，防滲配套檔案69卷，日偽時期工程檔案18卷，續建配套和節水改造檔案349卷，末級渠系檔案15卷。近年來，我局加快檔案管理信息化建設步伐，實現了微機檢索，顯著提高了檔案利用效率，檔案查閱利用卷數累計突破2000卷次，在灌區續建配套與節水改造、末級渠系節水改造、信息化建設、水能梯級開發和南水北調規劃論證等相關工作中，均發揮了重要作用，創造了可觀效益。

2.灌區工程檔案管理工作存在的問題

2.1 灌區工程檔案收集不夠齊全，管理不夠規范

一是灌區歷史久遠，前期工程資料不足；二是工程檔案管理工作滯后于工程建設，往往工程項目竣工后才進行檔案資料的收集整理工作；三是專職檔案員缺乏工程專業管理知識，而兼職檔案員缺乏檔案管理專業知識，使得大量的工程檔案資料原件缺失，整理不規范。

2.2 灌區工程檔案利用信息反饋不及時，缺乏查詢的針對性

一是可檢索性差，查詢不便。利用者無法說出檔案的具體名稱和事項，使得查準率、查全率降低；二是檔案管理部門對在建工程項目資訊掌握不全面，不能及時主動地提供利用；三是利用者不能及時反饋信息，造成利用效益無法統計，檔案成果匯編不及時，檔案的真正價值無法體現。

2.3 重要檔案實體保管問題亟待解決。一些重要的年代久遠的檔案資料，因紙質老舊發脆且應用較多，字跡大都模糊，既不利檔案實體長期保存又影響使用。

3.做好工程檔案管理工作的對策和建議

3.1 做好工程檔案資料的收集、整理工作

3.1.1 建立完善的適合灌區實際的工程檔案管理制度

嚴格按照《水利工程建設項目檔案驗收管理辦法》，結合工程項目本身，建立由項目法人負責、各參建單位組成的檔案管理網絡，針對具體工程項目，制定出文件材料的歸檔范圍和保管期限表、檔案分類方案和整編細則等較實用的工程項目檔案管理制度，用制度約束各參建單位高質量地完成檔案資料的收集工作。

3.1.2 加強崗前培訓，規范工程檔案的管理

在工程項目的招投標階段，項目法人的工程檔案管理部門就要求各中標單位指定一名責任心強的人員主管本單位的工程檔案資料，在項目施工前對各參建單位的專職或兼職檔案管理人員進行針對性培訓，講解水利工程建設過程中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值需歸檔的，針對工程項目制定出具體的歸檔范圍，使大家對項目檔案的內容、數量做到心中有數。

堅持檔案收集、整理工作和工程項目管理工作同步進行。簽訂工程合同時，納入文件材料整理歸檔條款；檢查工程質量和進度時，同時檢查工程檔案資料的收集、整理情況；進行項目成果評審、鑒定或項目階段與竣工驗收時，同時檢查驗收相關檔案資料，對照歸檔范圍詳細核對收集到的檔案資料是否完整，整理是否規范。

3.1.3 多措并舉收集檔案資料。

一是多方訪查、搜集資料，完善前期工程檔案；二是專職檔案管理人員必須參與工程項目的建設，及時掌握工程進展情況，并指導和督促技術部門有針對性地催要檔案資料；三是收取檔案資料押金。即當一項水利工程報建后，施工單位先交—定金額的資料押金，直到工程完工，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。四是嚴把工程檔案的專項驗收關，把應該歸檔的文件材料全部收集齊全。

3.2 加強工程檔案的開發利用工作。

3.2.1 制定完善的檔案借閱利用制度。完備借閱、復印審批和及時歸還手續，要求主動反饋利用信息，履行保密責任。

3.2.2 建立便捷的檔案信息檢索工具，最大限度的發揮檔案的價值。

工程項目檔案管理范文第3篇

關鍵詞：水利；設計檔案；管理

1概述

水利工程項目設計檔案，是水利工程設計單位的核心檔案，是基本建設和生產管理的重要依據和憑證，是水利建設事業中的一項巨大資源。認識并掌握水利工程項目設計檔案的特點，對水利工程項目設計檔案進行科學地管理，主動、多形式、多方位、多層次地向水利部門和有關部門提供利用，是實現檔案自身價值的體現。因此，做好水利工程項目設計檔案管理，具有十分重要的意義。水利工程項目設計檔案的形成過程是多學科、多專業聯合集體創作的過程，能夠真實地反映設計人員的科技思想、科技方法，它的形成是設計單位智力勞動的結晶，其中蘊涵諸多科技配套成果以及多學科、多專業聯合集體創作的智慧，在一定程度上也體現出設計單位集體的設計能力。可見，管理好水利工程項目設計檔案，是發揮工程設計檔案社會使用價值、讓工程設計檔案產生經濟效益的基礎性工作。筆者結合江蘇省太湖水利規劃設計研究院有限公司實際工作，將管理工作與自主創新相結合，進行如下思考。

2水利工程項目設計檔案的特點

水利工程項目設計檔案有文書檔案、工程檔案、會計檔案的共性，但也有水利工程項目獨特的自身屬性。水利工程項目設計不是一般的土建工程項目設計，與土建工程相比較，其除了工程量多，投入資金多，工期時間跨度大之外，還要考慮工作條件的復雜程度，施工難度多大且會受到哪些自然條件制約，有多少社會效益，對環境有多大影響，如果出現事故會產生那些嚴重后果，以及對國民經濟影響程度。可想而知，水利工程項目設計形成的檔案資料是多么重要和寶貴，充分認識水利工程項目設計檔案的特點完全有必要。

（1）復雜性。每個水利工程項目設計檔案的內容都包括計劃立項、勘察、設計全過程中所形成的全部技術文件、設計圖紙和有關工程文件材料。比如：新溝河延伸拓浚工程是《太湖流域水環境綜合治理總體方案》確定的六項調水引流工程之一，也是《太湖流域防洪規劃》確定的流域洪水北排長江重點工程，工程北起長江，沿老河道拓浚至石堰，分成東、西兩支，東支沿著漕河、五牧河拓浚，西支沿著三山港拓浚至京杭運河，利用武進港入太湖。主要工程內容有：河道工程、主要建筑物工程、跨河橋梁、口門控制建筑物、水系調整及影響處理工程、征地拆遷等。僅這項水利工程內容就如此之多，故伴隨每個工程的進展，將逐步形成繁雜的檔案資料。設計檔案的內容主要是設計過程中的報告、方案、各專業的計算書等文件材料和底圖、藍圖、白圖等圖紙。不僅有設計形成的材料和載體的多樣，同時還有大量的專業計算書等電子文件，這些都是設計過程中形成的，是施工的重要依據，應加以長期保存，作為其他設計和施工工作的重要參考。另外，項目設計周期長、專業多、產生的文件材料種類多、數量大、整編量大等特點充分表現了水利工程項目檔案的復雜性，其給收集、整理、保管、利用帶來的困難和工作量也是不能忽視的。

（2）系統性。每個水利工程項目設計檔案的內容都必須完整、齊全、系統。比如：常州市采菱港樞紐工程，工程包括20m3/s排澇泵站（豎井式灌流泵）一座，共設兩臺機組，單機流量10m3/s，12m凈寬節制閘（升臥式平面鋼閘門）一座。由于在收集檔案資料時，采菱港樞紐防洪、排澇、改善城市水環境檔案資料做到了齊全完整，因此，在常州市水利局于2015年2月6日主持召開的常州市運北片防洪控制節點工程—采菱港樞紐工程完工驗收會議上，工程相關資料順利通過驗收專家組查閱，為采菱港樞紐完成全部設計內容、工程施工質量優良、工程完工驗收做出了應有的努力。實踐證明，每個水利工程項目的可行性研究、初步設計、招標設計和施工圖設計四個階段的勘察設計工作，設計文件審查、施工招標、施工、竣工驗收等各階段的服務工作，及相應的勘察設計文件及有關技術資料等，必須是一個齊全完整的系統，具有系統性。

（3）獨立性。每個水利工程項目設計檔案的內容都具有很強的獨立性。比如：太倉市十八港南樞紐工程，其由凈寬28m橡膠壩和20m3/s雙向泵站組成。工程選址于十八港大橋以北的老套閘區段，距瀏河河口約200m，需拆除報廢的老套閘，新建十八港南樞紐工程。在收集整理檔案時，十八港南樞紐清晰地獨立于太倉市城區水環境綜合整治工程之中，為后期工程查檔利用打下了基礎。每個水利工程項目的設計獨立性還表現在其具有專業方面的特點，設計中需要測量、地質、鉆探、規劃、水工、施工、機電、建筑、科研、試驗等許多專業和學科共同承擔完成，形成的檔案體現出較強的專業性。如：設計中需要的工程地質、水文勘察報告，地質圖，勘察記錄，試驗報告、選址報告、重要土巖樣品說明，地形、地貌、建筑物、構筑物的定位、測試記錄等，這些資料均需要外部系統提供。

（4）時序性。每個工程項目設計都有時序。如：走馬塘拓浚延伸江邊樞紐工程位于張家港市七干河入江口門處，江邊樞紐工程是走馬塘與長江交匯口的重要口門控制建筑物，由節制閘、船閘和魚道三部分組成，這些工程都是按時序進行設計完成的。一個較大的、周期性長的水利工程項目設計可分為一期、二期甚至多期，一般水利工程都會有初步設計、招投標、施工圖設計三大階段。各個時序點的工作內容都會有所不同，產生的文件資料也會不一樣，甚至收集歸檔的載體也會千差萬別，故檔案的管理也要體現出時序性的特點。水利工程項目設計有時需要分成多次設計，有的還會出現長達數年時間跨度，周期長、工程設計量大，形成的歸檔材料既多又雜，檔案室要收集歸檔的不僅是紙質資料文件、電子文件，還有樣品實物類的特殊載體材料，最終整理收集材料，成為檔案員需要做的難度最大的工程。要弄清楚水利工程項目設計檔案的特點，找到其中規律性，以形成管理工作的對策，檔案員一定要根據設計工作的實踐，在一線與設計人員溝通，最終實現水利工程項目設計檔案完整、準確、系統的目的。

3水利工程項目設計檔案的管理

面對水利工程項目設計檔案種類復雜、數量大的實際情況，如何搞好檔案的管理，保證其完整、系統、準確、安全，是擺在檔案工作者面前的一項艱巨任務，也是整個工程項目設計不可忽視的一項重要工作。故做好水利工程項目設計檔案的管理工作，規范管理流程就顯得意義重大。

3.1重視檔案的源頭

抓水利工程項目設計檔案源頭就是抓檔案最初的形成。檔案形成的過程必須有一個標準，要明確歸檔要求，要根據本單位的實際，擬定出清晰的可操作的歸檔范圍。要讓每個人都明白，在每個設計項目中，哪些文件材料應該歸檔。水利設計項目檔案資料一般有依據性資料、基礎性資料、設計資料、施工資料、竣工使用資料、財務管理資料等。

（1）依據性資料。主要是設計項目申請報告及批復、可行性報告、設計任務書等；選址意見、定點圖、建設用地規劃許可證、征地批準文件、國家征用土地申請表、征地協議書、拆遷協議書等；工程概算及資金來源資料等，這些資料有的是本單位產生的，也有的則需要外部提供原件。

（2）基礎性資料。主要是工程地質、水文勘察報告，地質圖，勘察記錄，試驗報告、選址報告、重要土巖樣說明等；地形、地貌、建筑物、構筑物的定位、測試記錄等。這些資料專業性較強，在形成時要對載體和格式提出要求。

（3）設計資料。主要是設計任務書、合同、協議；工程設計的全套圖紙；設計計算書、工程預算、說明書；設計評價、鑒定及評審材料，圖紙會審記錄；工程變更聯系單，設計修改通知單，設計鑒定及審批文件等。

（4）施工資料。雖然不是設計單位主要的檔案資料，但設計時作為參考，施工資料在設計單位也經常會出現。主要是工程承發包合同、招標投標文件、施工任務書；施工組織設計、施工執照、施工單位資質證明；開工報告、施工計劃、安全措施等；工程測量定位記錄、建筑物沉降觀察記錄；隱蔽工程驗收記錄（地基、基礎、打樁、鋼筋、結構、水電等記錄）、建材質保書及試驗報告（鋼材、電焊條、水泥、磚、防水材料、電器、管道等）。

（5）招投標資料。主要是設計單位的中標人的業績和資信；勘察總工程師、設計總工程師的經歷；人力資源配備；技術方案和技術創新；質量標準及質量管理措施；技術支持與保障；投標價格和評標價格；財務狀況；組織實施方案及進度安排。

（6）財務管理資料。主要是設計過程中發生的財務憑證、報表、賬簿、其他類會計資料。

3.2保障渠道暢通

要保障收集檔案的渠道暢通，凡是對水利工程項目設計有參考利用價值的各類原始材料都屬于檔案收集范圍。任何人都不得以任何理由拒絕向檔案室歸檔移交有價值的檔案資料。檔案資料收集應該形成定期送交制度和聯系催要制度。

（1）定期送交制度。形成檔案資料的各科室，應在文件資料辦理完畢后，及時歸檔移交。檔案工作人員要經常了解和掌握形成檔案資料的信息，及時向形成資料的各科室催收應歸檔的資料。收集進檔案室的資料必須是辦理完畢的原始資料（原件），要完整齊全、真實、文字清楚。不符合歸檔要求的檔案資料，應責成檔案材料形成的相關科室按要求完成。載體紙張應統一規格用紙，載體字跡要求用碳素墨水、藍黑、黑色墨水書寫，禁止使用純藍、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫。現代化設備形成的材料要求：禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔；禁止像傳真紙熱敏材料類資料歸檔；每個項目設計形成的成套材料必須配齊，以保持文件材料之間的邏輯聯系。

（2）聯系催要制度。根據工程設計進度表，有計劃地對各科室項目及時開展專業跟蹤管理。檔案人員要主動到各科室查詢和了解工程的設計進展情況，摸清各專業檔案材料的形成和變更情況，解決檔案材料形成過程中所出現的問題，及時指導各科室項目做好文件材料的收集和預立卷工作。實行分階段跟蹤管理。檔案人員要保持與各科室項目負責人的聯系，及時掌握工程設計進展情況，按照歸檔工作時間要求，加強催收，實行各科室項目負責人和項目分管人對歸檔清單簽名負責制度，通過實施填寫設計產品文件、資料歸檔清單等一系列手段，最大限度地避免原始資料的散失，保證歸檔文件資料的連續性、完整性和及時歸檔。對歸檔資料的質量實施監控。各科室負責對本科室的歸檔文件、資料進行核查，項目分管人對該項目歸檔的文件、資料進行總審查，確保歸檔文件、資料的完整、準確、系統。檔案人員在接收歸檔資料后，必須及時檢查核實，對不符合歸檔要求的文件資料，迅速退回返工，以保證歸檔資料的質量。

3.3規范整理流程

檔案整理涵蓋了檔案實體整理和檔案內容整理，一方面要對檔案文件內容的真偽進行鑒別，對檔案內容的客觀性進行考證；另一方面還要將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案進行基本的分類、組合、排列、編目。在工作實踐中歸納總結并采用如下工作流程：收集分類案卷組合卷內文件排列案卷編目案卷排列編制案卷目錄。

（1）收集。每年12月由公司檔案室通知各科室做好前階段文件材料的收集工作，檔案室做好接收文件材料的登記匯總工作，對各科室移交文件材料的種類、數量、時間、存在問題進行登記；檔案室依據歸檔范圍，檢查各科室移交的文件材料是否齊全，并辦理交接手續。

（2）分類。根據公司檔案整編規則擬定分類方案，將一個設計項目根據實際情況劃分大類和小類。

（3）案卷組合。將分類后的資料裝入卷盒。裝盒前一般應去掉文件上原有的易生銹的金屬物；將文件的訂口對齊，并在文件的左上角或左側用不銹鋼釘或線裝訂。裝訂方法應盡量不破壞檔案原貌，以有利于保管利用。

（4）卷內文件排列。按重要程度、時間或類別等對卷內文件進行有序排列。

（5）案卷編目。編件、頁號，填寫卷內文件目錄、備考表，錄入專用的檔案管理系統，形成卷內文件目錄數據庫。

（6）案卷排列。按每個設計項目的保管期限、案卷流水號從小到大排列。

（7）編制案卷目錄，制作檢索工具。錄入專用的檔案管理系統，形成案卷目錄數據庫。打印目錄，裝訂成冊，形成檢索工具。

3.4明確檔案的方向

水利工程項目檔案的收集、編目、檢索、利用、統計全過程，如果能夠融入計算機技術，必將大大加快檔案信息的存儲、處理能力，迅速實現水利設計工程項目檔案管理的自動化，有效地提高檔案人員的工作效率和服務質量，這是今后檔案工作的方向。要充分認識到工程設計是動態的，設計形成的圖紙文件是設計人員用科學技術構思出來的精神產品，其僅僅是對擬建工程的技術上和經濟方面的規劃，而不是實體在圖紙上的反映，存在主、客觀之間不完全一致的現象，如設計變更、設計文件補充、設計文件修改等，都是客觀現象。對于頻繁的設計變更，如果將計算機技術融入后，檔案工作必將進入一個全新境界。比如：太倉市十八港南樞紐工程在2015年2月5日順利通過通水驗收，期間形成的設計圖紙就有480張，檔案有25卷，有的修改、補充，甚至作廢、推倒重來，在應用計算機進行工程設計檔案管理后，檔案人員可以及時了解設計變更情況，避免了對外提供已經作廢的或已經修改過的錯誤圖紙，為工程設計發揮出了重要作用，較好地解決了設計變更資料與工程設計技術文件資料的配套整理，使工程設計檔案做到了準確、完整。

4結語

工程項目檔案管理范文第4篇

1工程項目檔案的特點

工程項目的獨特性、整體性、多方參與性、周期性、動態性等特點，決定了工程項目檔案具有專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點。

1.1專業性強

每一項工程項目都有自身的獨特性，需要與之適應的專業的參與，因而是一項專業性和技術性很強的工作。就鐵路建設項目而言，其涉及的專業技術活動主要是建筑施工活動，整個項目涉及勘察、設計、基建、科研、設備安裝等活動。因而，項目文檔作為項目建設開展的記錄材料，相應地具有鮮明的專業性特征，不同專業的技術文件不能混淆在一起。

1.2成套性強

成套性是工程項目檔案的重要特點，因而在項目文檔的收集整理中要力求做到齊全完整。工程項目檔案的成套性特點是由建設項目的整體性決定的。對于一個具體的建設項目而言，項目從最初的立項、審批、招投標到設計、施工、竣工，是一個完整的過程。項目文檔真實地記錄了這個過程，具有成套性。具體來說，項目文檔包括項目前期文件、項目設計文件、項目施工文件、項目監理文件和項目竣工驗收文件等一系列的材料，這一系列材料共同反映了建設項目的全貌。施工技術文件一般從部分到整體的按分項、分部、單位工程積累。施工企業在建設項目中主要作為施工方參與，在施工活動中本身也存在文檔完整性管理的要求，同時所產生的施工文件也是項目文件總體的重要組成部分，應有效地做好施工技術文件的積累工作，從而保證施工文件本身乃至整個建設項目的成套性。

1.3形成分散

建設項目本身也是一個龐大的工程，涉及的單位和部門多，具有多方參與性，使得項目文檔的形成具有分散性。這種建筑施工企業工程項目檔案管理需求探析楊啟燕（中國鐵建股份有限公司檔案館）分散性體現在兩個方面：一是項目文檔形成于多方，如建設單位、勘察設計單位、施工單位、監理單位等；二是項目文檔散存在各方的相關職能管理具體實施部門，如行政部門、計劃財務部門、技術部門等。分散性特點對項目文檔的管理是一個巨大的挑戰，不僅要求參與方的文檔專職人員做好本方的相關文檔的收集整理工作，還要求承辦方總攬全局，確保各方文檔都符合要求。

1.4階段性強

建設項目的時間跨度長，具有一定的生命周期，整個項目的開展包括施工組織設計、變更設計、工程施工、工程試驗、竣工驗收等階段，從而在每一階段都形成了大量的項目文檔。因而，從宏觀上看，建設項目文檔具有階段性的特點。只有在項目實施的每一階段，有針對性地同步管理好項目文檔，才能避免因建設項目周期長、項目文檔數量大而導致的項目文檔脫節、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點，同時相互間又有密不可分的聯系，這就需要對不同階段的文檔有針對性地進行整理分類，同時保持不同階段的文檔間的有機聯系。

1.5變更頻繁

建設項目從提出到開工、建設、試運行、驗收，到之后的維護與拆除，一直處于動態之中。項目文檔因項目的動態性而具有可變性。如在項目施工過程中，經常出現變更設計，需要對施工設計文件進行修改和補充，以適應施工要求；在項目使用和維護階段，隨著使用部門的需要及生產經營的轉變，其所有權性質、結構等方面也有可能發生相應的變化，從而引起建設項目文檔的變化。可變性是建設項目文檔不同于其他文檔的顯著特征，只有保持項目文檔與項目的同步變化，才能確保項目文檔的準確與完整。

1.6種類多樣

建設項目文檔具有多樣性的特點。首先，在載體上具有多樣性。建設項目文檔的載體，不僅有傳統的紙質載體，還有感光材料、磁介質、光盤等。載體的多樣性，使得項目文檔呈現出紙質文件、圖紙、照片、錄音錄像文件、縮微品、電子文件等多種形態。其次，在內容上具有多樣性。建設項目文檔反映了建設項目活動的開展，而建設項目的開展涉及到行政、財務、技術等部門，從而形成文書、會計、技術多類文檔。建設項目文檔的多樣性，反映了項目文檔管理工作的繁雜性。項目文檔管理工作應注重對各種載體和各種內容文檔的收集整理。

2傳統建設項目文檔管理方式存在的問題

由于建設項目文檔的專業性強、成套性強、形成分散、階段性強、變更頻繁、種類多樣等特點，對建設項目文檔的管理工作提出了較高的要求。然而，傳統的項目文檔管理方法是一種分散的、封閉的、靜態的、手工的方法，存在很多問題，難以實現高質量的項目文檔管理，這在一定程度上影響了項目的實施與維護。具體來說，傳統的文檔管理存在以下四個方面的問題。

2.1手工管理效率低下、準確性差

傳統的項目文檔管理工作都是采用手工方式，即文檔形成、收集、整理、檢索等工作都是單純地由人工進行操作和管理，效率低下。然而，建設項目文檔數量巨大，又受人、財、物方面的限制，這無疑是對建設項目文檔管理工作的雪上加霜。即使配備充足的人、才、物，也無法從根本上改變傳統文檔管理工作的低效率狀態，此外還有過分占用資源之嫌。建設項目施工文件的載體為紙質，在傳統項目管理模式下完全由人工來填寫，但文件形成與整理過程中因紙質、筆墨、計算、簽名、報表順序、保管等造成的錯誤時有發生，使施工文件的規范性和準確性受到影響。有的項目存在施工員或測量員等第一填表責任人不按照觀測測量的現場記錄進行填表，如分項工程驗收評定表的數據與測量記錄表數據不一致，而復核人與相關負責人不認真檢查核對就隨意簽名過關的情況時有發生。同時一些建設項目，也發現存在施工與監理方有關責任人在施檢表格簽名欄代簽冒簽現象。個別施工單位人員還存在違規更改檢測數據的情況，甚至還發現監理平行實驗與抽檢資料存在數據不準確的現象。

2.2項目文檔收集不全

建設項目涉及的責任者眾多，周期長，因而，項目文檔工作無論是在橫向的責任者維度上，還是縱向的時間維度上，都處于分散的狀態，這在很大程度上造成了項目文檔的收集不全。從橫向來看，建設項目具有多方參與性，參與方資質不一，對于項目文檔工作的意識水平也有高有低。有的參與方忙于項目建設，平時不注意工程資料的收集工作，到了工程結束后才應付竣工驗收，造成文檔的缺損；有的參與方對于應收集的文檔沒有明確的認識，對各種內容和各種載體的項目文檔的收集不全不準確，造成文檔的遺漏。從縱向上來看，建設項目不是一蹴而就的，項目從最初的提出到竣工，以及后期的維護，要經歷一個漫長的過程，與之同時，項目文檔工作也有了很長的時間跨度。在這個漫長的過程中，稍有疏忽，就會造成“空檔”，導致項目文檔的收集不全。

2.3文件管理滯后，文件變更不同步

工程實踐中，施工文件編制多嚴重滯后于工程實際進度，沒有做到同步編制歸檔，使施工文件的真實性難以保證。由于建設項目從開工到竣工驗收的時間跨度比較長，施工單位從文件形成到匯總整理的時間跨度也大，施工文件長期散存在各施工單位手上，客觀上存在各種利益考慮下施工文件散失或被篡改的可能，個別項目甚至發生過因為工程款糾紛，分包單位扣留應歸檔施工文件的情況。項目文檔是項目建設的記錄文本資料，只有保持與項目建設的一致性，才具有真實性、可追溯性，才能為日后維護企業的合法權益提供可靠的依據。然而，傳統項目文檔工作的封閉性導致的溝通不暢，卻給項目文檔的“真實性和可追溯性”帶來了嚴重的影響。在項目施工過程中，經常會出現變更設計的情況，項目文檔管理人員只是被動地接收和埋頭整理，無法對建設項目的變更情況進行跟蹤和檢查，就無法了解項目的變更情況，不能及時對相關施工文件進行修改和補充，從而導致項目文檔的“失真”，不能在關鍵時刻發揮應有的憑證和參考作用。

2.4項目文檔不規范，質量管理難度大

建設項目的多方參與性與文檔管理人員的業務水平不穩定性，導致了項目文檔的不規范。多方參與，對于項目文檔管理工作的協調性有較高要求。施工單位內部相關部門和人員相互間的溝通協調、銜接不夠，使得各方對于項目建設文檔管理的要求不一，影響了項目文檔的規范性。建設項目的文檔管理人員的穩定性與素質直接影響著項目文檔管理工作的規范性。由于有的參與方的項目文檔管理人員流動性大，或未設專職的文檔管理人員，只是由兼職人員或在項目完工后臨時抽調人員整理項目文檔，這就無法保障項目文檔管理人員的素質符合要求，從而造成項目文檔的不規范。由于施工文件收集整理的工作量較大，各單位的人力投入相對不足，造成文件和施工進度不同步的現象，進一步使質量管理流程“施工自檢工程報驗監理復檢質量認可”失去意義。資料整理的滯后勢必又導致工程質量評定工作的進一步滯后，質量評定的二次填表與計算也增加了評定工作中的錯誤，質量評定的滯后反過來又影響了建設單位對施工質量進行及時的監控。鐵路建設項目點多線長面廣，無法依賴施工、監理或建設單位任何一方去實施全面的施工質量控制，而施工文件作為施工狀況的真實記錄與實際反映，應該成為施工質量控制非常重要而有效的管理工具，這部分文件在項目竣工驗收后，還將長期成為項目后評價乃至應急搶險時最需要的檔案依據與法律憑證。由此可見，傳統的項目文檔管理方法無法滿足項目文檔管理的需求，需要我們建立一種全新的視角，采用先進信息化技術來彌補其不足，針對項目文檔的特點，有的放矢地做好相關的管理工作，為建設項目的開展和維護起到信息支撐的作用。

3建設項目檔案管理需求

根據上述的問題分析，可見施工文件質量面臨著諸多挑戰。如果施工文件的形成和交換仍然停留在手工模式下，則數據準確性欠佳、孤立存儲、施工文件與工程不同步、無法有效輔助項目分析管理的現狀就無法改善，施工文件就會陷入為了編制而形成、為了驗收而存檔的困境。為了避免這些問題，施工單位項目檔案管理應滿足以下需求：高效智能的現場記錄管理、項目文檔全過程管理、項目文檔動態化管理、項目文檔規范化管理。

3.1高效智能的現場記錄管理

施工原始記錄是施工過程、施工工藝及施工質量控制情況的真實反映，由施工員在施工現場據實填記，不得追記補改，是質量保證與追溯的重要依據。然而由于資料員和兼職檔案員所具有的檔案管理專業知識有限，且工作量往往較大，其手工整理、著錄等工作不夠規范、準確，而且有可能面臨科學、合理組卷、擬訂案卷標題等挑戰。利用項目文檔管理系統代替資料員和兼職檔案員做部分工作，將部分文檔管理活動自動化、智能化，不僅可以提高工作效率，而且有助于提高文檔管理的規范性和準確性。

3.2項目文檔全過程管理

為保證施工文件質量的完整、準確、安全、有效，要求對施工文件進行全生命周期管理，即從文件及其數據的采集、形成到交換、歸檔實行全過程管理。對大量施工原始記錄、質量檢驗、工程監理、驗收評定等各方面的數據的處理，要能夠實現對質量事故的記錄與跟蹤，類似事故報告、統計分析等均可通過網絡直接進行，以便工作效率得到極大提高，保證質量管理。

3.3項目文檔動態化管理

應用信息系統并不能自動解決所有問題，還必須建立在工程項目自身的全程動態管理基礎上。按照國家建設項目文件歸檔質量控制要求，需要按照“三納入”與“四同步”要求。從前端控制的角度，“三納入”是指把建設項目文件材料的形成、積累和歸檔納入領導工作議事日程和工作程序，納入各項工作計劃，納入有關人員的經濟責任制或崗位責任制。從全程管理的角度，“四同步”是指下達項目開工任務與提出施工文件材料要求同步，檢查項目計劃進度與檢查施工文件材料的形成情況同步，驗收、評定工程項目與驗收、評定施工文件質量同步，工程款支付與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

3.4項目文檔規范化管理

工程項目檔案管理范文第5篇

摘 要 青銅峽水電站技改工程項目檔案是青銅峽水電站科技檔案的重要組成部分，是全面鑒定工程質量，對設備進行運行和維護的重要依據。本文從技改檔案存在的共性問題，建檔控制措施、竣工檔案資料編制中需注意的問題進行了闡述。

關鍵詞 銅峽水電站 工程 檔案管理

青銅峽水電站是一座以灌溉、發電為主，兼有防洪、防凌功能的綜合性水利樞紐工程。青銅峽水電站技術改造工程于2010年全面啟動。改造后，電站灌溉、防汛防凌、設備自動化水平等都將大大提高。目前我公司已經順利完成了伍臺機組的全面技術改造工作。本公司形成的技術資料已全部組卷完畢。現對工作中存在的問題進行簡要闡述。

一、技術改造檔案管理存在的共性問題

1.建設單位往往強調抓工程建設而忽視資料的整理工作，在技改過程中，由于工程建筑物是實體，屬于硬件，因此參與技改各方都積極關心工程建筑物的質量，進度等，不論是領導，員工目光都聚焦到實體工程上！而工程資料是一個軟件，往往被忽視，往往都是到了最后竣工驗收的時候再加班突擊各項資料，補充各種文件等，因此，分公司以及有關部門領導，技術管理人員等，對竣工資料的整編的態度和重視程度是能否做好資料的關鍵。

2.日常的資料管理不規范，在施工過程中，對于平常的資料管理單位一般也花費了一定的人力、物力和財力，也做了相當一部分的工作，但這些工作都是側重于滿足日常工作需要，由于資料管理的深度不夠，依據規范程度較低，在最終整理資料歸檔時，很多資料都需要重做，還要找當事人辦理簽字，再一次造成了時間，人力和財力的浪費。

3.檔案管理制度不健全，目前，寧電分公司雖然建立一些關于檔案管理方面的制度，但是，一般都不系統不健全，阻礙了資料整編工作的有效開展，給后續歸檔工作造成了很大困難。

二、技術改造檔案資料整編和歸檔工作對策

1.建立檔案管理網絡，配備專、兼職檔案工作人員，落實項目檔案工作的組織保證體系；配備保證項目檔案工作正常開展的設備、設施，以及實現現代化管理的必要條件。施工階段是檔案資料形成、積累和歸檔的關鍵時期，作為建設單位首先要主動與上級檔案管理部門取得聯系，在檔案業務上及時請上級檔案管理部門的人員進行現場指導和工作協調，同時在上級檔案管理部門的支持與配合下，對監理施工、安裝等單位的專兼職檔案員及相關技術人員進行檔案短期崗位培訓。

2.堅持檔案工作于技改工程建設同步進行。堅持同步管理就是要求技改文件的收集整理歸檔和技改檔案的驗收，要與技改項目的立項準備、勘察設計、建設施工和竣工驗收同步進行。特別要做好技改文件的收集工作，它是技改檔案工作的基礎，必須從源頭開始就抓好。在工程建設各階段中，檔案的形成、收集、整理都要同時跟上；技改工程項目竣工驗收前，一定要首先進行技改檔案資料的專項驗收；工程竣工驗收時，提交合格的竣工檔案要與竣工驗收同步進行。

3.技改項目施工及安裝文件的管理。為保證工程施工和安裝資料在工程竣工時順利移交，應狠抓平時資料積累工作。項目建設單位檔案管理人員要做好監督、檢查、指導工作，積極協助指導施工單位實行文件包制度，加強施工記錄、資料的及時收集。并且定時組織施工、監理單位工程質量管理及資料管理主要負責人進行文件包制度執行情況的檢查。發現問題，及時向施工單位下發整改通知。并監督整改落實情況，從而可以確保施工過程資料及檢驗文件齊全、完整。

三、對施工單位歸檔工作的建議

1.建立完善的資料管理制度，施工單位的資料整編應當從工程施工開始就設置專門人員在施工的整個過程負責收集、整編和移交所有相關資料，同時，按照國家和相關部門的有關規范和標準制定相應的管理制度，不但設置專人負責還要把責任落實到人，資料的形成，日常管理，收集整編一直到移交保管應當是一套完整的制度，在整個施工過程中，由于情況不斷發生變化，資料的整編工作還應當根據工程的具體情況及時的補充或調整資料管理制度。

2.加強人員學習培訓，為了切實提高資料人員和管理人員綜合水平，在施工過程中，施工單位應當對工程技術人員和行政管理人員進行重視資料管理和整編方面的培訓和學習，通過對檔案知識、歸檔范圍進行系統培訓，使他們變成即懂技術又懂檔案管理的復合型人才，只有懂得檔案方面的相關技術和要求，才能在平常的工作中高標準的做好基礎資料。

3.嚴格過程管理，定期開展檔案專項檢查，定期率相關處室到各監理施工單位，對其檔案資料整理情r進行檢查，聽取檔案資料整理過程中的問題和建議，尤其在單項工程能夠竣工驗收進入高峰時，要每月到各單位現場檢查指導，通過檢查，一是提高各單位對檔案整理工作的認識，督促各單位落實檔案整編人員，二是掌握各單位檔案整理情況，規范了檔案整編要求，加快了整理進度，三是檢查各施工單位檔案資料編制規范性，及時制止弄虛作假現象，催促整改不符合要求的地方。

四、結語

通過幾年來對水電站技改工程資料整編的具體實踐，深刻體會到工程項目竣工檔案必須從工程項目開工之初抓起，實行“三同步”；建立相應的竣工檔案管理制度是做好工程檔案工作的基礎；加強檔案意識宣傳教育工作，把工程項目竣工檔案工作列入施工的全過程。只有這樣才能完整、準確、系統地收集和編制電站技改工程竣工檔案資料.

參考文獻：

[1] 劉翠霞，李連生.淺談小型水電站技術改造要點及施工管理[J].工程技術：全文版，2016（8）.