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企業檔案管理分類方案范文第1篇

[摘 要] 隨著時代的發展，對于電力企業檔案管理工作的要求也日漸提高。結合當前檔案數字化發展要求，考察檔案數字化的質量及安全性保障，提出優化數字化方案、正確選擇數字化軟件、制定標準、確定參數、及時檢驗與評估是檔案數字化的質量保障，建立嚴格規章制度、確立網絡安全保密方案、加強安防系統建設是檔案數字化安全性的有效保障。

[關鍵詞] 電力企業；檔案管理數字化；質量；安全性保障

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 067

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）07- 0141- 03

0 前 言

檔案是記錄與反映原始信息的重要載體，檔案管理工作具有較強的專業性、服務性與機要性，它直接影響到一個單位未來查核校驗的憑證與參考，具有極強的規范化要求。隨著信息化的推進，檔案管理工作的要求也隨之提高，檔案數字化也進入了快速發展的階段，當前檔案數字化的方法主要有紙質檔案的掃描、縮微拷貝片的掃描、數碼相機的拍攝（包括非紙質檔案）、激光三維立體掃描、音頻、視頻檔案的數字化采集，本文結合電力企業檔案管理工作的崗位要求，探析檔案數字化的質量及安全性保障。

1 電力企業檔案管理工作的崗位職責

電力企業檔案管理工作的崗位職責，既有檔案管理工作崗位的一般要求，也有其行業的特定職責，具體來說，主要有以下十個方面：一是負責綜合檔案室日常業務管理工作，根據上級主管單位檔案管理階段工作目標，制定本單位檔案工作任務安排。二是負責局綜合檔案庫房及檔案安全管理工作。三是負責局科技檔案收集、檢查、保管、統計、提供利用、鑒定銷毀工作，負責變電站、小型基建工程竣工檔案的管理工作。四是負責項目檔案工作交底，參加檔案中間檢查、竣工檔案內部驗收。五是負責收集、整理檔案利用典型實例。六是負責做好全宗卷編制及管理工作。七是負責開展檔案信息資源的開發利用及編研工作。八是負責全局各職能部門和區局檔案工作指導、監督、檢查、培訓等。九是負責局檔案評價迎檢及局屬各部門、各單位檔案評估工作。十是統籌、協調本組相關工作。由此可見，對原始信息的收集、檢查、保管、統計是檔案管理工作的基本要求，而負責變電站、小型基建工程竣工等檔案的管理工作是電力企業檔案管理工作的特定要求。

2 電力企業檔案管理數字化的質量控制

質量控制，即為達到質量要求所采取的作業技術和活動，它是為了監視質量形成過程，消除質量環節上所有引起不合格或不滿意的因素，以達到質量要求，檔案工作的特點要求在檔案數字化過程中，必需對其進行質量控制。具體來說，電力企業檔案管理數字化的質量控制主要包括優化數字化方案、正確選擇數字化軟件、制定標準、確定參數、及時檢驗與評估。

2.1 優化數字化方案

數字化方案制定直接影響檔案數字化的質量，檔案數字化方案主要包括檔案數字化策略與原則、技術路線與支持、流程重組與再造、操作方法與步驟等，優化數字化方案是檔案管理數字化質量控制的首要。

2.2 正確選擇數字化軟件

數字化軟件的種類繁多，各具特色，因此，在選擇時，要對其進行廣泛調研，并結合各單位自身的特點選對軟件，選擇適用的數字化軟件是控制檔案數字化質量的一個重要環節，對之后的工作能起到事半功倍的作用。

2.3 制定標準、確定參數

檔案數字化質量控制過程中的關鍵環節，是制定標準和確定參數。目前，國家已經制定出了檔案數字化的國家標準，電力企業可根據自身特點制定出適用的標準。

2.4 及時檢驗與評估

檢查、監督、驗收及評估是整個質量控制的最后一關，檔案數據庫建設的成功與否取決于它。檢查的對象包括設備、人員和工作流程三個方面。監督就是要不斷發現問題并針對所發現的問題提出解決方案，若有解決不了的問題則上報上級主管部門。驗收分為粗驗和細驗，粗驗主要由自動驗收軟件完成，細驗就是在自動驗收軟件驗收的基礎上，分別對每個畫幅進的完整性、清晰度、重頁、拼頁等進行檢查。評估就是對整個數字化過程中，檔案的掃描質量、檔案信息的真實完整性、檔案數字化成果的網絡利用效果等進行綜合測試和評價。

3 電力企業檔案管理數字化的安全保障

安全保密工作是檔案工作的重要內容，檔案數字化的安全保密控制，就是要保障檔案實體、檔案信息和數據的安全，避免出現泄密問題。安全保密控制是檔案數字化過程中應優先考慮的問題。數字化安全保障是指對檔案數字化實施過程中存在的不安全因素進行預先分析，并依據數字化工作中人、物、環境等因素的運動規律，從技術和管理上采取措施，有效控制泄密事故的發生。檔案數字化工作的安全保障主要包括建立嚴格規章制度、確立網絡安全保密方案、加強安防系統建設。

3.1 建立嚴格規章制度

進行數字化處理的檔案中包含程度較高的信息，要保證這項工作能安全高效地進行，必須有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：檔案數字化系統及設備使用的安全保密規定，數字化加工人員選擇和管理辦法，數字化加工場所安全保密方案，檔案數字化設備的安全管理制度，參與人員身份識別管理制度，訪問控制規則設置的規定，密碼密鑰的保密管理規定，掃描員、系統維護員、掃描質檢員、系統安全員、檔案保管員、值勤警衛工作職責等。

3.2 確立網絡安全保密方案

首先，所有的操作必須在一個封閉的計算機網絡中進行，與所有的外網物理隔斷；其次，檔案數字化客戶端計算機及服務器必須存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外來人員進行物理破壞和盜取，還要防止外界電磁場對數字化網絡系統各個設備的電磁干擾，防止由于計算機、服務器及其他網絡設備電磁輻射而造成的泄密事故，保證數字化加工工作在安全保密的環境中進行；最后工作人員（即直接接觸檔案數字化系統的人員）進入系統前必須進行身份鑒別，防止非法用戶的進入。

3.3 加強安防系統建設

安防系統是安全保密的重要保障。包括門禁系統、防盜報警系統、閉路（帶紅外）電視系統、消防報警及自動滅火系統、恒溫恒濕空調系統等，以保證整個加工場所的安全防護。

4 結 語

伴隨著時代的l展，電力工程行業在不斷壯大，然而傳統電力企業檔案管理模式已然難以適應，在未來發展時期與時俱進采用新的檔案管理模式，檔案管理數字化將是電力企業檔案管理工作的內在要求。

主要參考文獻

[1]陳秀菊.電力企業檔案管理一本通[M].北京：中國電力出版社，2016.

企業檔案管理分類方案范文第2篇

【關鍵詞】火電施工 技術檔案 管理

1 技術檔案管理是企業檔案管理的主要業務

檔案最簡單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，所謂“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現性為其本質屬性。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。

企業檔案的內容性質可以分為行政檔案、人事檔案、技術檔案等等。在以往很長的一個歷史階段，企業檔案管理往往被認為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，而所謂的技術檔案僅僅當成了資料管理。改革開放以來，特別是進入市場經濟以來，由于人力資源實行了廣泛流動，企業員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術檔案越發受到企業的高度重視，并成為企業檔案管理的主要業務。

一般而言，技術檔案是指企業在生產經營活動中形成的，有具體事務的技術文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細內容包括任務書、協議書、技術指標、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術措施、調查材料、設計資料、試驗和工藝記錄等等。技術檔案一般為內部使用，不公開出版發行，有些有密級限制，因此在參考文獻和檢索工具中極少被引用。

2 豐富完善工程項目檔案文件的歸檔范圍

（1）以電力企業檔案分類表為綱。《電力企業檔案分類表》按工程建設的不同階段，設列了應歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱，雖然不完整、不詳細、不全面，但結構上還是較為合理的。收集工程項目文件的歸檔范圍和內容時，以分類表為大綱，充實相關內容，有利于編制工作的有序開展，同時避免大的漏洞。

（2）以《國家重大建設項目文件歸檔范圍》為基礎。《國家重大建設項目文件歸檔范圍》是面向全國各行各業各類建設工程的文件歸檔范圍，具有普遍指導意義。編制技術檔案中的火電、輸變電工程管理檔案時，必須以此為依據，充分利用已有的成果，補充電網建設工程技術檔案特有的文件材料，同時，剔除電網建設工程項目中不可能產生的文件類型，使其既具有豐富性、完整性，又具有簡便性、實用性。

（3）以建設部管理規定、規范和標準為依據，豐富完善電力建設工程項目文件歸檔范圍。這些文件主要是指《電力建設施工質量驗收及評定標準》、《電力建設工程質量監督檢查典型大綱》、《建設工程監理規范》、《國家電網公司輸變電工程達標投產考核辦法》、《國家電網公司輸變電優質工程評選辦法》等等，依據這些文件全面收集工程建設管理、施工管理、監理、質量監督、驗評等各項活動中形成的各類文件材料，確定工程項目文件的歸檔范圍，豐富歸檔內容。同時在編制過程中吸收檔案業務骨干、工程管理人員、施工技術人員、監理人員、兼職資料員參加，發揮其了解各類管理范圍和標準，了解建設過程及需求的優勢，使歸檔范圍的制定更加符合電網建設工程項目的實際情況。

3 明確類目設置

電力工業企業檔案分類表制定于1991年，由于歷史的局限有些類目設置不科學，很多文件無法判斷其類屬；加上隨著電力建設的發展，形成很多新類型的文件，其無法歸入原來的類目中，在整理建設工程項目文件時給建設、施工、監理等單位兼職檔案員造成很多困擾，影響了工作效率。為解決這些問題，可以在研究電力工業企業檔案分類表的類目設置情況的基礎上，掌握類目設置的思想、原則、方法，根據其按工程的建設階段為主線，結合文種進行類目設置的情況，在不違背分類方案基本原則和分類體系的基礎上，依照檔案分類學的原理，調整不合理的類目設置，增加個別類目，明確新增文件類型的歸類方法，使新的類目設置結構更加科學合理、內容更加完善。

4 確定整理方式

按照尊重文件形成的規律，保持文件內在聯系，保證歸檔文件完整、系統的原則，設計工程項目文件的整理方式，達到便于操作、便于查找利用。如工程項目質量驗評文件，按照工程項目質量檢驗及評價規程的結構設置單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批的結構層次，設立各層次應歸檔文件名稱，在整理案卷時，按照檢驗批文件、分項工程文件、分部工程文件、單位工程文件的順序依次排列，實現結構層次清晰、排列有序、不漏文件。同時，尊重文件材料的形成規律，保持層次文件之間的有機聯系，保證歸檔文件的完整、系統，從而使操作便利，也有利于歸檔文件分類檢索和查找。

5 火電施工企業工程技術檔案管理的突破及其實施效果

5.1工程項目文件的歸檔范圍

國家檔案管理部門出臺的相關規范是面對全國各行各業的各類工程檔案的，具有普遍的指導意義。但是，所列文件歸檔范圍不能滿足電力建設工程項目的實際需要。所以我們應該編制從立項審批、前期準備、施工建設、竣工投產到驗收檢查各階段產生的各類應歸檔文件內容和項目文件歸檔范圍，從而解決建設項目產生哪些文件，哪些文件需要歸檔的問題，為項目文件的齊全、完整和系統提供保障。

5.2工程項目文件的整理方法

編制火電施工工程檔案管理導則，按照分類號、文件順序號的結構，詳細排列所有火電施工建設工程項目文件，為整理項目文件提供依據，為項目文件的齊全、完整提供保障，使項目檔案的分類編目更加科學合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設、施工、監理等單位整理項目檔案的效率。

《電力建設工程施工技術管理導則》的實施，受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監理人員、兼職檔案員的歡迎。導則實施后，項目文件的收集更加齊全、完整，整理更加規范，歸檔更加及時，查找更加方便快捷，為檔案專項驗收、達標投產驗收和創優檢查的順利通過提供了方便條件，為日后的查找利用奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1] 張曉霞.淺談電力企業特色檔案的收集[J].中國電力教育，2010年S2期.

[2] 衛佩文.電力企業檔案管理的現代化[J].中國電力企業管理，2002年11期.

[3] 李惠萍.淺談電力企業檔案管理網絡[J].廣西電業，2007年05期.

企業檔案管理分類方案范文第3篇

關鍵詞：企業檔案；信息技術；檔案管理；企業信息管理平臺；電子商務；電子文件

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-2374（2013）03-0132-02

現代企業的管理越來越趨向程序化、自動化。信息技術在企業管理的方方面面無處不在，多數企業都擁有自己的信息管理平臺，并隨其發展而不斷升級換代。檔案管理作為其功能模塊之一，在其自身的利用、傳遞、形成和存儲等方面發生了根本的變化。我們要充分利用信息技術，積極探索企業檔案管理的新模式和新方法，為企業經濟發展

服務。

1 信息技術應用深刻影響著企業檔案管理工作

1.1 電子商務中檔案工作內容發生了變化

電子商務是指商品貿易的整個過程都通過電子手段來完成。它強調的是利用計算機網絡把賣家、買家、合作方和廠商在企業外部網、企業內部網和因特網相結合的應用。貿易活動是通過網絡來進行的，如查詢原材料、定購、展示產品、成品儲運和電子支付等活動，其核心內容是互相交流和溝通信息。隨著新計算機網絡的發展和應用，為企業檔案工作者提出了新挑戰，檔案人員不僅要保管和收集好企業檔案資源，還要了解更多的企業需求，設法使服務內容擴大。第一，要構建企業信息資料庫，通過選取一些有價值的信息資源上網，該資源既能樹立企業形象，又能體現企業優勢，來展示和宣傳自己，從而達到占領市場和吸引客戶的目的。第二，要多方獲取有效信息，構建一套高效的、科學的、靈活的、多功能的緊盯市場的企業檔案信息管理體系，為企業的領導決策、經營生產全程主動地提供多層次的信息服務。

1.2 企業檔案載體發生變化

企業信息技術的應用，使信息數據的遠近交換、傳遞、處理得到了適時的實現，企業在經營、生產、管理等各項活動中形成的紙質文件逐漸減少，取而代之的是電子文件，電子文件不僅辦公進度快捷，而且具有極快的傳遞速度。電子圖紙也在大量出現，其優勢也是手工繪制所無可比擬的。計算機輔助設計能夠對產品圖紙的設計進行隨意修改、查詢和存儲，既方便又快捷。比如開發或生產一項相對較大的產品項目可能需要產生上萬份圖紙，同時有些還要繼承原產品的許多成果，因此電子圖紙的生命力更加旺盛，而且電子圖紙的保存比底圖的保存更有意義，還省力、省時、方便。變化了的載體形式深刻影響著傳統的檔案管理模式。

1.3 企業檔案分類發生變化

企業電子文件的大量出現，大大沖擊了傳統的分類方案，如人事檔案、基建檔案、產品檔案、會計檔案、科技檔案、文書檔案等分類方案，逐漸被企業信息化集成系統流程的設置、各個管理模塊所取代。一份完整的檔案信息計算機依據工作需要隨時進行調整或設立相應類目，雖然不同企業檔案信息有著不同的分類方法，但不容置疑的是計算機的管理使檔案分類與企業的管理、經營、生產等各種狀況更加貼近，具有更加規范、科學和詳細的檔案分類。

1.4 檔案信息利用方式發生變化

為了使企業信息化和電子商務進一步發展，構建企業完善的信息管理系統，必須加強企業信息資源的開發利用，在企業經營、生產的各環節充分開發和利用信息資源，使企業經濟效益和競爭能力增強。檔案既是企業的無形資產，又是重要的企業信息，應充分利用信息技術，加大資源開發力度，來滿足企業各方面的需要。企業檔案工作人員要始終圍繞企業經營生產這個中心，及時把握信息開發和集成系統中的產品信息，找準檔案服務企業的切入點，實現正確信息的正確傳遞，使檔案信息達到高層次的處理要求。

2 基于電子信息技術的企業檔案管理

2.1 檔案數字化做好統籌規劃

要實現大量檔案信息技術化、數字化，就必須做好統籌規劃。首先對館藏情況進行詳細調查，如檔案的信息利用狀況、館藏數量、檔案的類型、載體狀態等基本情況。然后制訂科學規劃，包括數字化處理規劃、硬件的購置計劃等。檔案數字化不可能一蹴而就，也不可能一步到位，應從實際出發制度一個長遠計劃和打算，無論是購置硬件設施，還是數字化過程，都是如此，要使其擁有較強的擴展能力和支撐能力。檔案數字化處理規劃的制定應遵循“重點突出，分步進行”的原則，先數字化那些利用率高的檔案資源和館藏重點，盡早使大多數利用者的需求獲得滿足。

2.2 檔案數字化必須做好選擇

館藏的檔案資源數不勝數，達到件件數字化是不可能的，也是沒有必要的。檔案工作人員應該依據一定的原則進行劃分和選擇，分清需要數字化的檔案和不需要數字化的檔案以及需要優先數字化的檔案，然后再進行數字化。現實工作中，常常對以下檔案首先進行優先數字化，如特色檔案、重點檔案、珍貴檔案和利用率高的檔案。因此，凡是能成為數字化的檔案信息資源一般都是高利用率、標準、有序、有特色、高價值的信息資源。

2.3 優化設置掃描參數，提高數字化質量

數字影像質量的高低與掃描儀掃描參數的確定和選擇有關，其中掃描文件的清晰度和效果直接受掃描分辨率的影響。要想使掃描文件很清晰就必須把掃描分辨率選高，而同時其存儲空間和掃描時間就會相應增加；相反若把分辨率選低，文件的質量就低。所以，我們應綜合考慮分辨率的選擇，如依據實際需要全面考慮掃描文件的輸出打印質量、存儲空間、可閱讀性等。

總之，全面應用信息技術對檔案信息資源實施利用服務、管理和處置，使檔案管理工作更加完善。只有充分利用信息技術，實現檔案數字化管理，才能打破傳統檔案管理和利用的各種局限，實現開放式管理和服務職能的轉變，使信息資源的配置更加合理、管理更加科學、服務更加高效和

優質。

參考文獻

[1] 凌云峰.企業檔案信息網絡服務的現狀及對策[J].南方論刊，2009，（1）.

[2] 劉艷.我國檔案信息化建設的意義、要求及路徑選擇[J].山東社會科學，2008，（9）.

企業檔案管理分類方案范文第4篇

關鍵詞：檔案管理；企業發展；優化創新；策略分析

當前，企業在市場競爭日益嚴峻的情況下，若想保證自身的長足發展與科學創新，注重完善企業檔案管理工作十分必要。因此，注重企業發展中創新完善檔案管理工作的重要性，在踐行注意事項的基礎上，打造管理新策略是當前企業發展需注意的重點，亦是本文研究探討的課題。

1企業創新完善檔案管理的必要性

為保證創新完善檔案管理工作，率先了解企業創新完善檔案管理工作的必要性十分重要。對此，站在企業發展的視為視角之上，以提升工作效率，確保工作開展進行討論，明確檔案管理工作創新完善的必要性包括以下兩點：其一，檔案管理工作創新完善可增加檔案管理的科學性。企業不斷發展的過程中，資料檔案的留存至關重要，其是企業發展的證明，亦是企業規劃設計發展之路的重要參考。因此，科學有效的管理與規劃相應資料，妥善保管與留存重要文件至關重要。完善與優化檔案管理工作，可確保檔案管理科學留存文件，為企業未來發展需求而妥善報關文件。其二，有效提升檔案文件的利用及處理率。檔案管理工作不僅對檔案的留存與保管起到了至關重要的作用，同時也可用于提升檔案的利用率與處理率，以便協助企業工作效率提升，保證企業在發展中可盡快制定發展方案，以便促進企業的科學發展。總體來說，提升檔案利用率與處理率，對推進企業發展有良好作用，對改善檔案管理效率也有至關重要的作用，是檔案管理發展優化的必然選擇。

2企業創新完善檔案管理的注意事項

認知企業創新完善檔案管理的必要性基礎上，若想開展科學的創新完善檔案管理工作，應注意以下注意事項的科學踐行：首先，優化檔案管理意識。確保檔案管理創新完善的基礎是是扭轉現階段檔案管理的思維意識，將傳統的檔案認知徹底抹殺，以全新的思維視角，定位檔案管理價值，將其作為提供企業發展所需資料的關鍵部門，敦促其加大利用檔案資料，科學管理檔案資料，有效提升資料利用率，才能確保檔案管理工作完善創新，真正符合企業發展的實際需求。其次，加大檔案管理投入。確保檔案管理意識的優化基礎上，企業管理者在檔案管理的投入中也不能吝嗇，不僅是優秀人員的選拔，技術人員的聘用，在相應的數字硬件設備上也不能馬虎，選擇穩定且質量上乘的服務器系統，優質的硬盤及品牌主機，以便檔案管理的數字管理環境穩定，檔案的保存與調用科學。

3企業創新完善檔案管理的科學方案

科學踐行檔案管理創新完善注意事項的基礎上，擬定科學的創新完善檔案管理方案，可從以下兩方面進行考量：第一，借助數字技術思維完善管理檔案。當前，隨著數字科技的不斷完善，許多原本需要人工處理的工作都可以借助數字技術完成，其不僅大大降低了人工成本，而且也使信息儲備與調用變得十分科學。對此，現代企業發展要創新完善檔案管理工作，應注重數字設備的應用。利用數字設備歸類整理企業資料，確保企業資料按照關鍵詞、日期、重要程度分類留存，并根據資料的重要程度分檔管理，根據資料的執行到期時間設置定時通知，可大大提升檔案管理效率，并保證檔案內容的利用率。此外，根據關鍵詞進行檔案內容標注，有助于不同部門人員調閱相關檔案內容，并以此為基礎開展相應的進一步工作，對不同部門應用管理檔案也能起到良好幫助。當然，以上所有的檔案處理與調用方式都可以通過數字網絡的無界性與交互性完成，檔案管理人員可定期維護檔案，其他普通員工也可利用網絡傳遞契約、工作內容及設計資料等文件，共同豐盈并充實檔案庫，減少檔案管理人員工作負擔，提升檔案管理效率。第二，立足于資料保密的檔案安全維護。數字技術固然是檔案管理的創新方法，但為保證檔案資料的有效留存，創新完善檔案管理工作在創新的基礎上應注重對于檔案管理工作的完善處理，即備份重要文件，維護檔案管理系統安全，注意增建防火墻、定期查殺病毒，并維護檔案管理系統安全。也就是說，檔案管理雖然可借助數字技術加以優化，但為確保重要文件不會丟失，在數字網絡儲備資料的過程中，檔案管理人員應定期備份重要文件，包括其他網盤備份與紙質文件備份，以便現有服務器受損時重要文件不會丟失。目前，在備份檔案資料時，除硬盤備份外不能忽視的備份形式便是紙質文件備份，其是在數字設備無法起到作用的情況下能夠繼續保證重要資源留存的方法。因此，在進行紙質資源保存之時，要結合數字資源的整理方式，以關鍵字進行標識，并按照資料成立時間進行整理，并對到期時間進行科學標注，以便在數字資源無法調取之時，可通過傳統方法來盡快獲得資料信息。總體來說，保密及維護檔案管理內容是在日常服務器維護與定期的病毒查殺的科學踐行下，篩選上傳文件內容，確保上傳文件安全，科學有效的維護數字檔案管理系統。在此基礎上，注重備份方式的多樣化，做到利用電子設備但不依賴電子設備，從而保證在關鍵時刻可更高效的利用資料信息，真正科學有效的提升檔案管理應用率。綜上所述，現代企業發展中完善創新檔案管理工作的重要手段是利用數字技術來優化檔案管理工作，但在此基礎上，針對數字設備的定期維護及相關資料的科學備份也十分必要。目前，科學利用數字設備，但不依賴數字設備是現階段企業檔案管理創新完善的關鍵。因此，保證檔案管理系統的科學構建，日常安全維護的有效開展，紙質資料的備份與管理，才能實現檔案管理工作的科學完善，輔助現代企業長足發展。

參考文獻

[1]韓晶.試論經濟全球化背景下企業檔案管理工作的改革和創新[J].中國行政管理,2016,05:86-88.

[2]胡慶華.新時期企業檔案管理的創新性分析——基于當前企業檔案管理工作中存在的問題[J].科技資訊,2015,32:151-152.

企業檔案管理分類方案范文第5篇

論文關鍵詞：合同檔案,歸類,管理,措施

1 企業合同檔案的特征

要想分析企業合同檔案的分類管理，就必須掌握企業合同檔案的特征，具體包括以下幾點。

1.1 法律性

人類社會中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對于經濟社會而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內容包括合同變更、簽訂和終止整個過程，因此，合同檔案具有法律特征。

1.2 憑證性

在市場競爭日益激烈的背景下，會引發較多的經濟糾紛。合同既是當事人履行合同義務和權利的憑證，又是法院及仲裁機構處理和解決糾紛的一種法律依據。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。

1.3 規范特征

合同的簽訂、變更和終止等環節，必須要在合同法允許的范圍內執行，也因此，賦予了合同檔案規范的特征。就合同的內容和形式等方面而言，合同法均有明確規定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內容方面，對合同的當事人姓名、數量、價款和住所等一般條款做了明確規定；還特別規定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應的法律效益。將合同作為檔案保存時，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護當事人的合法權益。

1.4 相關文件多

企業合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個有關材料，例如，簽訂前的洽談、招投標，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請函、招標書、投標書、評標報告、會議紀要、議價單、會簽審批表及解除協議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。

1.5 合同檔案數量多

與行政機關相比，一個完備的企業，每年內制定的合同檔案相對較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業合同檔案的管理。

2 合同檔案集分式歸類方法分析

2.1 以集分式歸類原則為中心

從舊版及新版電力企業檔案分類表來看，主要是依據科技檔案和文書檔案進行歸類，科技檔案包括電力生產、科研項目和建設項目準備。而文書檔案包括行政管理和經營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統計管理。對合同檔案進行歸類時，要以集分式分類原則為中心，依據《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。

2.2 集分式分類表

根據我國合同法有關規定，適用于企業的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運輸合同，委托合同，技術合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術合同及建設工程合同9種。依據有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規定中，確定其規則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規定中，未確定其規則及名稱的合同。本科會計畢業論文

2.3 分類表的使用法方法

將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號以及件號共同組成檔號，年度為簽訂合同的年份，與合同相對應的具體分類號碼為分類號，件號是在相同年度、相同分類號中，按照合同簽訂時間順序制定的流水號。“—”作為代碼間裂解符號，代碼用阿拉伯數值0～9標注。例如：2014—62—002，該檔號表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。

3 合同檔案歸類管理的注意事項

在把合同方案轉交至檔案室前，企業要安排一個部門，做好辦理合同的相關工作，防止出現辦理人員和部門相對分散，無法做好合同材料收集工作。

對合同編號實行統一編制，并由合同主辦部門負責，從而有助于合同材料的統計、保管和利用。要按照相關原則編制合同編號。諸如，將合同分為幾大類，同時采用特定符號標記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據時間順序，在類別號里編制流水號。獨立性是各個合同編號的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號排列法，對未移交的合同材料進行保管，從而實現簡便、快捷地查找相關合同材料。

移交前，由合同主辦部門統一負責收集合同材料，并保管好。相關文件多和合同檔案數量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時，要將與合同有關的一切文件資料進行收集。檔案室要監督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協調，確保合同檔案的完整性。

合同主辦部門在規定時間內，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉移至檔案室。對于此類檔案，先由合同主辦部門進行收集和保管，待合同辦理時間確定后，轉交至檔案室。

4 結語

企業合同檔案管理，對企業的發展起到極其重要的作用。傳統合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統計管理。對于企業合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實現對于企業合同檔案的有效管理。由此得出結論，在企業合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實用，更符合企業合同管理的需求，能夠在企業合同檔案的查找、使用及統計中達到顯著效果。

參考文獻

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