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一、檔案檢索工具

1、密集架存放地點索引編制

只有一組的，標引項目為列（包括A、B面）、檔案類別、起止年度。見下圖：

存放位置

類別

起止年度

存放位置

類別

起止年度

列

列

1

A

A

B

B

2

A

A

B

B

3

A

A

B

B

有兩組以上的，標引項目為組、列（包括A、B面）、檔案類別、起止年度。見下圖：

存放位置

類別

起止年度

存放位置

類別

起止年度

組

列

組

列

1

1

A

2

1

A

B

B

2

A

2

A

B

B

2、專題文件匯編和專題目錄

本單位的檔案管理已使用經過國家檔案局測評的優秀軟件，已將全部黨政工團檔案或主要專門檔案以文件級條目或全文錄入計算機，并便于查找和利用，可不做專題文件匯編和專題目錄。

二、紙質文件與電子文件的歸檔

已實現辦公自動化的單位，永久、長期保存的應同時打印出紙質文件，與電子文件一起歸檔。

三、單份文件歸檔

（一）關于不同保管期限的歸檔文件存放檔案盒的問題。

不同保管期限的歸檔文件不能放在同一個盒內存放。若同一年度中，相同保管期限的歸檔文件數量很少，可采用更換小盒的方法來解決。

（二）單件歸檔方法的適用范圍

建議合同檔案、婚姻檔案、地圖檔案、教學檔案、文化藝術檔案、醫療技術檔案等采用單件歸檔的方法歸檔。

四、數碼照片的整理

對數碼照片的整理，在目前雙軌制要求的前提下，每組照片要選取若干張反映本次工作活動的有代表性的主要照片輸出為紙質照片歸檔。數碼照片脫機歸檔（物理歸檔）一式三套刻錄成光盤。

五、會計檔案憑證盒的“類別”項填寫

會計檔案憑證盒的“類別”項填寫“目錄號”或填寫“憑證”。例：機關單位會計檔案憑證盒的“類別”項填寫“D3·1”或填寫“憑證”。

六、產業園區檔案目標管理執行標準

佛山市產業園區檔案目標管理執行機關檔案目標管理的標準為宜。

七、中小學檔案目標管理考評執行標準

（一）中小學檔案目標管理考評以執行機關標準為宜。

（二）中小學檔案分類辦法的問題。部分學校已有《檔案分類辦法》，并通過了檔案目標管理考評的，建議延續。

未有《檔案分類辦法》的，按佛山市檔案局《關于<禪城區中小學檔案分類辦法>的復函》執行。

八、重點建設項目檔案工作

（一）檔案管理已實現電子化的建設項目，主管部門可保存電子檔案，電子檔案移交時要有安裝和使用說明，注明系統運行環境，如：硬件、軟件配制和安裝使用。紙質檔案原件留建設單位保管。

（二）重點建設項目檔案案卷排列與卷內文件排列的基本要求：

1、案卷的排列順序原則上按本單位制定的編號方式排列，案卷數量多的項目可以按階段、專業下編流水號；案卷數量少的項目可按綜合管理性文件（含立項報批、驗收文件）、設計文件（含基礎文件）、施工文件（含竣工圖），一個項目編一個流水號。

2、卷內文件排列的基本要求是保持文件之間的有機聯系。

（三）竣工圖章的使用

1、竣工圖章應使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處。若標題欄附近空白處太小，無法蓋竣工圖章，可在圖面適當空白處蓋竣工圖章，盡量不壓線。若正面無法蓋竣工圖章，可蓋在圖檔的背面處。重新出圖的，竣工圖章的相關責任人簽名欄可分解印在標題欄的上方或左方，保留原設計圖標的責任人，不再蓋竣工圖章。

2、竣工圖章的式樣

按有關主管部門的要求執行。除房建工程外，以采用《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》中所規定的式樣為宜。

九、行政區劃調整后檔案處置

近年來，我市機構調整、鎮一級行政區劃變動較大，隨著行政區劃的調整，檔案的歸屬與流向也將發生變化。為了保證各全宗的完整性，根據《檔案法》、《廣東省檔案管理規定》、《關于轉發國家檔案局、中央檔案館<關于在各級地方政府機構改革中加強檔案管理的通知>》廣東省檔案局（粵檔發[*]47號）等有關法律法規，做好行政區劃調整后檔案的處置工作。調整前的檔案，及時清理、收集和整理。任何部門和個人不得私自帶走、留存、轉移和銷毀檔案。

（一）屬于機關、事業單位調整的單位，在調整前，要提出檔案的處置方案，上報主管部門和當地檔案行政管理部門審核。

（二）請各區在*年12月10日前，將近期行政區劃調整行政區劃調整后檔案的處置情況上報市檔案局，市檔案局匯總后上報省檔案局監督指導處。

十、社區、農業農村檔案工作

（一）各鎮、村、社區可通過網絡提供已公開現行文件的利用服務。

（二）社區檔案目標管理標準暫參照執行《廣東省農村村民委員會檔案工作目標管理考評標準》。

十一、科技檔案整理

(一)科技檔案盒面處理

原科技檔案盒面項目內容填寫采用印刷的方法來實現的。現建議采用與檔案盒顏色相同、項目內容相同（含背脊）的紙，先把相關項目內容套打印后，再進行裱糊在檔案盒面上。粘結劑可選用白乳膠。

裱糊要求：

1、牢固、平整。

2、裱糊到檔案盒背面約2公分左右。

（二）科技檔案案卷目錄

取消“科技檔案分類目錄”和“科技檔案分類總目錄”。更改為“案卷目錄”，其式樣如下：

案卷目錄

類別：

檔

號

題名

立卷

單位

起止

日期

頁

數

保管

期限

備注

十五、企事業單位檔案工作

（一）關于國有企業資產與產權變動中已故人員、出國人員、“無主人員”檔案的處置問題：

已故人員檔案隨文書檔案一起移交。其他類型人員的檔案按勞動部和國家檔案局的有關規定辦理。

（二）本單位投資股票的股權證等文件材料應放入企業的“經營管理”類內。

十六、民營企業檔案工作

建議民營企業檔案類目可采用下列方法設置。各民營企業要根據本單位檔案管理的實際進行增刪，不作統一規定。

企業管理檔案代字為A；

產品或主營業務檔案代字為B；

科學技術研究檔案代字為C；

基本建設檔案代字為D；

設備儀器檔案代字為E；

會計檔案代字為F；

員工檔案代字為G；

特殊載體檔案代字為H；

十七、醫院檔案類別設置

目前，佛山市直醫院檔案類目原則上分為十大類，通過近年實施，效果較好。建議全市各醫院采用下述檔案類目設置。

黨政管理檔案代字為:A

醫療技術管理檔案代字為:B

科研檔案代字為:C

基建檔案檔案代字為:D

設備儀器代字為:E

藥品生產檔案代字為:F

會計檔案代字為:G

特殊載體檔案代字為:H

考績檔案代字為:J

病歷檔案按其有關規定進行分類、整理。并做好保管和保護工作。

十八、檔案館工作

（一）對檔案館工作中“應收全宗”的理解

“應收全宗”是指列入綜合檔案館接收范圍的全宗。通常指本地區直屬機關、人民團體及其所屬單位，屬于本館接收范圍的企事業單位，屬于本館應接收的撤銷機關、團體等。這里須注意的問題是，隸屬關系或體制發生改變的單位，原為本地區直屬的單位，后來成了非直屬的單位，對于此類單位的檔案，直屬時期的檔案屬應收全宗，后期則不屬應收全宗。對于這種有直屬關系變化的全宗需在本館全宗指南中予以說明。體制發生變化的單位，如原單位的性質為機關，后改為企業或事業單位的，履行機關職能時期的檔案屬應接收檔案，當時該全宗為應收全宗。

（二）檔案館收集整理的照片如何分類編號

如果是隨某全宗其他檔案一起接收進館的照片，應歸入原全宗管理。對于其他零散照片，可經整理后歸入檔案館全宗。

（三）關于館藏檔案分類中“特殊載體檔案”問題：如果原“聲像檔案”類中已包括了所有非紙質檔案，則只需將原聲像檔案的叫法改為特殊載體檔案。如果原分類中單列了聲像檔案和實物檔案的，則沿用原有的分類編號方法不變。

十九、檔案信息化

（一）電子文件歸檔格式、備份等應按照《電子文件歸檔與管理規范》執行。

（二）關于OA系統輸出文件時不出紅印章的問題，一是完善0A系統；二是依有關標準、規范和本單位實際，制定網上文件撰寫與傳遞的管理制度，通過辦文權限的嚴格監控和電子文件的及時脫機備份來保證電子文件和相應紙質文件的法律效力；三是另行加蓋印章。需強調的是領導在發文稿紙上簽發一定要手簽。

（三）關于電子文件歸檔，要求電子文件最后歸檔保存的格式一定要符合國家的有關標準和規范。

二十、常規性上報材料

常規性上報材料是指年度內或時期內必須上報的材料。各區檔案局必須按時、按質、按格式做好上報工作。

常規性工作匯報主要有：

（一）年度工作總結和下一年工作計劃；

（二）檔案館年度自評報告（含檔案館年度情況登記表）；

（三）檔案事業統計年報；

（四）年度年檢工作（含執法）情況匯報；

（五）重點建設項目檔案管理登記表；

（六）年度檔案目標管理情況登記表；

（七）年度檔案目標管理復查情況登記表；

（八）檔案目標管理備案材料；

（九）檔案目標管理復查備案材料；

（十）下一年度檔案目標管理計劃；

（十一）下一年度檔案目標管理復查計劃。