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摘要：干部人事檔案管理是行政事業(yè)單位人事部門(mén)的重要工作，隨著各類新技術(shù)的涌現(xiàn)，檔案管理理念不斷革新，信息化政務(wù)管理的提出使得干部人事檔案信息化管理成為現(xiàn)實(shí)，加強(qiáng)干部人事檔案的創(chuàng)新管理，正確處理傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理的關(guān)系是干部人事檔案信息化建設(shè)的重中之重。基于此，本文分析信息化背景下干部人事檔案建設(shè)的重要性，分析信息化背景下干部人事檔案管理的現(xiàn)狀，最后闡述信息化背景下干部人事檔案建設(shè)的優(yōu)化策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；檔案管理；信息化管理

0前言

隨著科技的發(fā)展，智慧政府、智能辦公體系的構(gòu)建改變了行政事業(yè)單位傳統(tǒng)的辦公模式，相應(yīng)的干部人事檔案管理也進(jìn)入新的發(fā)展階段。對(duì)行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，要給予干部人事檔案信息化建設(shè)足夠的重視，以現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為契機(jī)，創(chuàng)新管理為手段，構(gòu)建以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，以電子檔案為核心的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)干部人事檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，提高干部人事檔案管理水平[1]。

1信息化背景下干部人事檔案建設(shè)的重要性

1.1有利于檔案查詢

相較于傳統(tǒng)檔案管理，信息化背景下的干部人事檔案管理更便利、更智能。紙質(zhì)檔案體積較大，占用的庫(kù)房面積也大，且分類手段單調(diào)，在查詢檔案時(shí)需在浩如煙海的檔案中一一查找[2-3]；信息化的干部人事檔案管理，檔案由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變成電子，將干部人事檔案信息輸入檔案管理系統(tǒng)，查詢時(shí)只需使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，輸入關(guān)鍵字即可快速查找到所需信息，大大提高檔案查詢速度，并且檔案管理系統(tǒng)還支持多重查詢，檔案查詢更方便、快捷[4-5]；

1.2檔案管理更規(guī)范

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，對(duì)書(shū)寫(xiě)規(guī)范、紙張大小、裝訂標(biāo)準(zhǔn)等都有不同的要求，導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，而利用電子技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，能揚(yáng)長(zhǎng)避短，有效避免干部人事檔案管理的弊端，使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)更規(guī)范。第一，信息化檔案管理對(duì)電子資料的輸入有嚴(yán)格規(guī)范，統(tǒng)一檔案內(nèi)容、字體和格式標(biāo)準(zhǔn)，在錄入時(shí)就能避免錄入失誤；第二，檔案管理人員要根據(jù)技術(shù)要求，定時(shí)更新系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)信息，并根據(jù)需要做好數(shù)據(jù)遷移工作，使干部人事檔案管理更加規(guī)范化；

1.3檔案保管更安全

紙質(zhì)檔案的保管對(duì)保管環(huán)境的要求極高，一旦發(fā)生水、火等災(zāi)難，就會(huì)使檔案遭受毀滅性損失，而且檔案被污染、刪改后也很難復(fù)原，紙質(zhì)檔案還存在信息被盜竊的危險(xiǎn)。而用電子檔案替代紙質(zhì)檔案，把干部人事檔案信息存儲(chǔ)于單位檔案信息管理系統(tǒng)內(nèi)，并對(duì)專用資料加密保管，能使干部人事檔案信息存儲(chǔ)更安全。工作人員只需定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)、系統(tǒng)升級(jí)，并利用信息技術(shù)手段把檔案信息存儲(chǔ)到云端，就可永久保存檔案信息。當(dāng)前，多數(shù)行政事業(yè)單位的干部人事檔案管理采取紙質(zhì)檔案與電子檔案雙重保管的方式存儲(chǔ)，使檔案保管更安全。

2信息化背景下干部人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1管理方式落后，專業(yè)人才缺乏

近年來(lái)，行政事業(yè)單位對(duì)信息化檔案管理有一定的認(rèn)識(shí)，部分行政事業(yè)單位嘗試實(shí)行干部人事檔案信息化管理，但也僅限于檔案的目錄打印，尚未與干部人事信息采集及任免、養(yǎng)老及醫(yī)療保險(xiǎn)等信息采集、工資系統(tǒng)等數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)接；另外，檔案管理涉及個(gè)人隱私，對(duì)檔案管理人員的政治敏感度、政治素養(yǎng)以及職業(yè)技術(shù)等的要求較高，部分檔案管理人員年齡偏大，或由其它單位轉(zhuǎn)崗而來(lái)，檔案管理水平有待提高，并且部分行政事業(yè)單位檔案管理工作只有1-2名檔案管理人員，只能應(yīng)付傳統(tǒng)檔案管理的日常工作，若遇干部任免、檔案信息歸檔等工作量大的工作時(shí)，檔案管理人員明顯不夠；最后，當(dāng)前各行政事業(yè)單位的檔案管理人員的培養(yǎng)多采取干中學(xué)、學(xué)中干、傳、幫、帶的培養(yǎng)模式，導(dǎo)致檔案管理人員工作缺乏系統(tǒng)性，既懂檔案管理業(yè)務(wù)，又精通信息技術(shù)且管理經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人才少之又少；

2.2信息化檔案管理基礎(chǔ)工作多、建設(shè)進(jìn)程慢

隨著干部任免數(shù)據(jù)信息采集程序、工資管理系統(tǒng)及養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)信息采集等系統(tǒng)的相繼出現(xiàn)，檔案利用人員對(duì)干部人事檔案的查詢和檢索等工作需求日益增加，但由于干部人事檔案信息化管理工作千頭萬(wàn)緒，基礎(chǔ)工作量大，需耗費(fèi)大量的時(shí)間等因素，導(dǎo)致多數(shù)行政事業(yè)單位干部人事檔案信息化進(jìn)程滯后。例如，將原始檔案錄入信息系統(tǒng)需逐頁(yè)掃描，且單位所有人員的基本信息需手動(dòng)錄入，工作流程復(fù)雜、繁瑣，要花費(fèi)大量的人力成本和時(shí)間成本，在短時(shí)間內(nèi)難以完成，影響單位干部人事檔案管理的信息化進(jìn)程；

2.3資金投入不足，管理設(shè)施配備不齊全

受限于檔案庫(kù)房面積，多數(shù)行政事業(yè)單位未設(shè)置單獨(dú)的閱檔室，多數(shù)單位仍使用傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)柜，僅以計(jì)算機(jī)輔助進(jìn)行干部人事檔案信息的采集、整理、匯總及歸檔等工作。行政事業(yè)單位也沒(méi)有建立人事信息檔案管理系統(tǒng)，究其原因是行政事業(yè)單位對(duì)干部人事檔案信息化管理不夠重視，盡管領(lǐng)導(dǎo)愿在干部選拔和人員考核等工作中付出大量的人力、財(cái)力、物力等成本，但不愿對(duì)檔案信息化管理投入資金；二是有些行政事業(yè)單位對(duì)人事檔案信息化管理有清醒的認(rèn)識(shí)，但本單位資金有限，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)滯后，甚至連基本的除濕儀等檔案維護(hù)設(shè)備也不齊全，影響干部人事檔案信息化進(jìn)程的推進(jìn)；

2.4檔案管理質(zhì)量不高

傳統(tǒng)的干部人事檔案管理以手工錄入為主，致使案卷質(zhì)量不高。一是檔案管理人員在干部人事檔案的收集、整理等過(guò)程中，相關(guān)資料未完全收集起來(lái)，例如，干部任免表或個(gè)人履歷表等表格中的家庭主要關(guān)系填寫(xiě)不全，或黨、團(tuán)關(guān)系等證明材料缺失等，而檔案管理人員把關(guān)不嚴(yán)，未要求工作人員及時(shí)補(bǔ)齊；二是部分工作人員對(duì)干部人事檔案信息未及時(shí)更新，例如，干部任免表、年度考核表、職稱評(píng)審、人員獎(jiǎng)、懲信息等表格涉及單位全體人員，工作量大、工作繁瑣，加之檔案管理人員較少等原因，導(dǎo)致檔案不能及時(shí)歸檔，也使得個(gè)人檔案資料存在遺失的風(fēng)險(xiǎn)；三是干部人事檔案信息鑒別工作不到位，例如，部分檔案存在弄虛作假行為，檔案真實(shí)度差，而檔案管理人員在歸檔時(shí)未認(rèn)真審核學(xué)歷造假或黨員身份造假等問(wèn)題，影響干部人事檔案信息的真實(shí)性；四是對(duì)歸檔檔案未及時(shí)做到轉(zhuǎn)、退、留、毀等處理。

3信息化背景下干部人事檔案建設(shè)的優(yōu)化策略

3.1加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

提高行政事業(yè)單位的干部人事檔案管理水平，不僅要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方法，還要打造一支專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬、且熟悉檔案信息化建設(shè)的方針和政策、具有較強(qiáng)的政治敏感性、政治素質(zhì)過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍，每一名檔案管理者都要作風(fēng)正、黨性強(qiáng)、熱愛(ài)本職工作、忠于職守，并具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，可快速熟悉干部人事信息化理念，熟練使用信息化管理設(shè)備。行政事業(yè)單位要為檔案管理人員學(xué)習(xí)搭建平臺(tái)，通過(guò)請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去的方式加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，邀請(qǐng)檔案管理專家到本單位授課或現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)干部人事檔案信息化工作；同時(shí)，應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員積極參加干部人事檔案信息化培訓(xùn)，用心學(xué)習(xí)信息化干部人事檔案管理程序，同時(shí)學(xué)習(xí)國(guó)家下發(fā)的相關(guān)電子檔案的形成與歸檔規(guī)范、制度及標(biāo)準(zhǔn)，將思想轉(zhuǎn)變與國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合，確保電子檔案的真實(shí)、可靠。提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案重點(diǎn)信息的審核、歸檔，進(jìn)行高效、科學(xué)的分類，實(shí)現(xiàn)快速掃描、錄入及人員新增等工作，并確保干部人事檔案信息的及時(shí)歸檔存儲(chǔ)，熟練掌握干部人事檔案的智能柜分區(qū)，從而為行政事業(yè)單位干部人事檔案信息系統(tǒng)提供人力支持；

3.2明確干部人事檔案信息化管理目標(biāo)

當(dāng)前，行政事業(yè)單位人事檔案信息化管理的目標(biāo)是加強(qiáng)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案電子化與信息化建設(shè)。這就需要先把紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行電子轉(zhuǎn)化，由檔案管理人員以紙質(zhì)檔案錄入為起點(diǎn)，把圖片、文本等檔案信息有機(jī)結(jié)合，做好分類，明確檔案索引查詢方式，根據(jù)管理層級(jí)、管理權(quán)限、工作方向等創(chuàng)建干部人事檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子設(shè)備進(jìn)行高速處理，整合零散數(shù)據(jù)信息，做好干部人事檔案的信息化建設(shè)；

3.3加強(qiáng)資金投入，配齊檔案管理設(shè)施

信息化背景下，行政事業(yè)單位應(yīng)給予干部人事檔案管理更多的資金支持。在每年編制單位年度預(yù)算時(shí)，可設(shè)置檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，確保檔案建設(shè)所需資金充足，用于改善檔案管理的軟、硬件設(shè)施。檔案建設(shè)所需硬件設(shè)施包括：檔案室、辦公室及閱檔室等，基礎(chǔ)設(shè)施要各自獨(dú)立，確保檔案信息安全；同時(shí)應(yīng)配備智能、安全、易操作的溫、濕度調(diào)控系統(tǒng)，盡量延緩紙質(zhì)檔案的老化時(shí)間，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案壽命；還要配備齊全計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀以及碎紙機(jī)等檔案信息化建設(shè)所需的硬件設(shè)備，確保檔案信息系統(tǒng)投入使用后，可確保檔案信息的安全，并實(shí)現(xiàn)快速歸檔；此外，還要與軟件開(kāi)發(fā)公司積極溝通，開(kāi)發(fā)符合單位干部人事檔案管理所需的信息化管理平臺(tái)；

3.4構(gòu)建干部人事檔案電子管理系統(tǒng)

構(gòu)建干部人事檔案電子管理系統(tǒng)，要對(duì)單位的干部任免、工資管理等與干部人事檔案管理相關(guān)的模塊進(jìn)行整體架構(gòu)分析，同時(shí)兼顧全局性與干部人事檔案管理的專業(yè)性，根據(jù)干部人事檔案管理的實(shí)際需求做好系統(tǒng)化設(shè)計(jì)。信息化檔案管理系統(tǒng)要涵蓋干部人事檔案信息、報(bào)表統(tǒng)計(jì)及輸出、數(shù)據(jù)維護(hù)、干部任免等模塊，確保管理系統(tǒng)的全面、方便、快捷、實(shí)用、易于操作。一是干部人事檔案信息模塊，包括單位全體干部的基本信息、檔案資料的查詢、借閱及返還等內(nèi)容。其中，在錄入全體干部基本信息時(shí)，有條件的單位可在工資等相關(guān)系統(tǒng)內(nèi)整理、匯總后由模板批量導(dǎo)入即可，從而提高干部人事檔案系統(tǒng)建設(shè)效率，或逐一新增錄入；檔案資料需利用掃描儀等設(shè)備把紙質(zhì)檔案掃描到管理系統(tǒng)內(nèi)，進(jìn)行電子化存儲(chǔ)；檔案信息查詢、借閱以及返還登記要在系統(tǒng)內(nèi)記錄干部人事檔案信息的查詢、借出以及返還等信息；二是報(bào)表統(tǒng)計(jì)和輸出模塊，該模塊能查詢單位全體干部的政治面貌、三齡兩歷、職稱、職務(wù)等內(nèi)容，并根據(jù)檢索條件自動(dòng)生成符合要求的干部人事報(bào)表；此外，該模塊還可對(duì)干部人事檔案的目錄名冊(cè)等內(nèi)容自動(dòng)生成報(bào)表并打印輸出。行政事業(yè)單位往往存在人員調(diào)入、調(diào)出或退休等情況，信息輸出模塊可為干部人事檔案移交提供便利，例如，干部退休后需將其人事信息移交到社會(huì)保障部門(mén)管理，在信息輸出模塊可將此人信息輸出并轉(zhuǎn)交到社保部門(mén)；三是數(shù)據(jù)維護(hù)模塊，能實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的新增、修改、刪除等人員信息的變動(dòng)處理，并能適時(shí)查詢檔案更新情況，還能進(jìn)行干部人事信息的備份與恢復(fù)；四是干部任免模塊，該模塊下設(shè)現(xiàn)任干部、擬提拔干部及免職干部等子模塊，用于記錄干部的組織選拔、提拔作用等具體過(guò)程。干部提拔時(shí)，利用電子人事檔案管理系統(tǒng)可快速把擬提拔的干部的人事信息調(diào)出，快速完成擬提拔干部的審查工作；

3.5搭建互聯(lián)網(wǎng)+檔案利用平臺(tái)

3.5.1便捷化、移動(dòng)化的檔案利用平臺(tái)。可通過(guò)手機(jī)雜志、手機(jī)報(bào)的形式創(chuàng)建手機(jī)媒介，聯(lián)合通信公司來(lái)搭建一個(gè)信息傳播平臺(tái)，通過(guò)向手機(jī)發(fā)送人事檔案管理服務(wù)的信息，讓檔案利用者充分了解人事檔案管理信息，有效拓寬人事檔案信息的傳播途徑，在確保安全性與隱私性的前提下，通過(guò)查詢?nèi)耸聶n案信息進(jìn)行完整反饋，這樣不僅可大幅度提高用戶查詢信息的自主程度，還可充分體現(xiàn)優(yōu)質(zhì)人事檔案服務(wù)理念；3.5.2創(chuàng)建人事檔案微信公眾號(hào)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，微信已成為人們最常用的社交通訊軟件之一，以此將”互聯(lián)網(wǎng)+人事檔案”的平臺(tái)搭建到微信中，不僅可提供常用的檔案查詢服務(wù)、推送服務(wù)，還可以微信公眾號(hào)的形式提供人事檔案信息查詢服務(wù)。可借助微信的各類驗(yàn)證功能對(duì)使用者的身份進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)證，再進(jìn)行查閱與其它相關(guān)服務(wù)；此外，可將檔案資料以二維碼的形式進(jìn)行查看，通過(guò)掃一掃的形式快速查詢檔案信息；3.5.3創(chuàng)建人事檔案手機(jī)客戶端。通過(guò)創(chuàng)建人事檔案手機(jī)客戶端，進(jìn)行人事檔案管理服務(wù)，隨著智能手機(jī)的普及率越來(lái)越高，手機(jī)客戶端也逐漸被接受，將手機(jī)客戶端與人事檔案管理工作進(jìn)行充分的融合，不僅可在手機(jī)上直接為用戶提供檔案信息與單位信息等，還能在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行事項(xiàng)的預(yù)約辦理和職稱的查閱等服務(wù)。手機(jī)客戶端需有充分的安全檢驗(yàn)?zāi)K，如通過(guò)指紋或人臉等方式進(jìn)行人物識(shí)別，進(jìn)行身份驗(yàn)證；

3.6完善檔案安全管理標(biāo)準(zhǔn)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案向信息化檔案轉(zhuǎn)化需檔案管理部門(mén)和檔案管理人員在多個(gè)層面更新應(yīng)對(duì)策略，確保人事檔案信息化管理的穩(wěn)步推進(jìn)，尤其是在檔案安全管理方面，進(jìn)行信息化檔案管理也標(biāo)志著安全管理重心的轉(zhuǎn)移。第一，檔案管理人員要熟悉國(guó)家檔案管理相關(guān)法律、法規(guī)，在法律層面確保本單位的干部人事檔案信息安全；第二，檔案管理人員要樹(shù)立檔案信息安全意識(shí)，對(duì)已錄入系統(tǒng)的檔案資料，要按紙質(zhì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)保管好原件；同時(shí)加強(qiáng)信息系統(tǒng)的物理環(huán)境、數(shù)據(jù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)管理、移動(dòng)介質(zhì)及終端安全等方面的安全防護(hù)，并在軟件開(kāi)發(fā)階段要求軟件公司利用技術(shù)手段確保電子檔案的信息安全；再者，做好電子檔案的備份工作，采取一套使用、一套封存、一套異地保管的多備份制度，并定期做好備份數(shù)據(jù)的檢查工作，確保干部人事檔案的數(shù)據(jù)安全；第三，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料與信息化檔案信息的安全管理重心存在明顯差異，前者更側(cè)重于日常保養(yǎng)和實(shí)體資料的存儲(chǔ)安全，而后者側(cè)重于智能化信息管理，要做好防泄密工作，避免數(shù)據(jù)信息泄露，可采取指紋或密碼等識(shí)別方法加強(qiáng)管理；最后，健全信息化檔案安全管理制度，做好信息化檔案制度的更新工作，確保支撐與框架同步協(xié)調(diào)發(fā)展，推進(jìn)干部人事檔案管理的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全管理；

3.7規(guī)范信息管理，優(yōu)化人事管理制度

在人事檔案信息化管理中，優(yōu)化管理制度也是巨大的推進(jìn)與創(chuàng)新，改革創(chuàng)新必然要完善并創(chuàng)新傳統(tǒng)管理制度，及時(shí)彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理制度的不足，撤銷不合理的人事管理制度，并且合理調(diào)整人員編制。第一，新型人事信息網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建需正確處理創(chuàng)新與繼承的關(guān)系，在引入新的管理制度的基礎(chǔ)上做好對(duì)傳統(tǒng)制度的完善與繼承，實(shí)現(xiàn)新、舊制度的有機(jī)結(jié)合，而非推倒重來(lái)；第二，重視體系策劃，尤其強(qiáng)調(diào)相關(guān)部門(mén)的工作能力策劃，做好整體工作體系策劃，在制度創(chuàng)新的基礎(chǔ)上做好工作進(jìn)度調(diào)整，使信息化建設(shè)在各階段都保持活力，并把干部人事檔案信息化建設(shè)當(dāng)作一種追求，為國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)、同級(jí)行政以及上級(jí)組織服務(wù)。

4結(jié)語(yǔ)

信息化背景下，隨著干部隊(duì)伍數(shù)量的增加和干部人事檔案管理制度改革的推進(jìn)，行政事業(yè)單位要把智慧政務(wù)建設(shè)和干部人事檔案信息化建設(shè)相結(jié)合，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，探索構(gòu)建干部人事檔案管理系統(tǒng)，真正解決傳統(tǒng)檔案管理的信息利用率低、重復(fù)性工作多等弊端，提高干部人事檔案管理質(zhì)量與效率。

作者:夏文青 單位:青島市市南區(qū)教育和體育局