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[摘要]人事檔案記錄著個人身份、學歷、政治面貌、主要經歷等重要信息，具有法律效用，與社會勞動保障、個人工資待遇、組織關系緊密掛鉤。在醫院現代化管理中，它是選拔優秀人才、配置人力資源的依據之一。隨著醫院現代化管理進程的推進，提高檔案記錄的高效性、準確性，保障檔案審閱、保存過程中的安全性十分必要。

[關鍵詞]人事檔案；醫院現代化管理；信息化建設；現狀；優化路徑

作為匯總性質的材料,人事檔案具有全面性、現實性、真實性、動態性、流動性、機密性等特點。開展醫院人事檔案管理,詳細記錄每一位醫務人員的業務能力、思想水平、基本簡歷,有利于對其進行管理,將直接影響醫務人員職業操守、專業知識水平及醫院整體醫療水平。當前,檔案管理效率低下、檔案數量較多等,均為醫院人事檔案管理存在的普遍問題。依靠現代信息技術,開展規范化檔案管理,可切實提高檔案管理質量,改善醫院人力資源使用率。本文擬從人事檔案信息化內涵著手分析醫院人事檔案信息管理的意義現狀及優化路徑。

一、人事檔案信息化的內涵及其主要內容

在人事管理過程中,以人為單位、經過組織審核和確認、按照規范逐步積淀的資料,即人事檔案。人事檔案可真實反映人員主要表現、各類經歷、基本情況,可表現為文字、照片、圖像、聲音等形式。應用現代信息技術,完成人事檔案管理各個工作環節,包括采集、開發、分類、存儲管理等,即人事檔案信息化。具體內容如下：一是檔案信息數字化,將人事檔案內容,進行數字化轉換,存入計算機數據庫；二是檔案信息網格化,管理人員可通過網絡,實現檔案的查閱、提交和管理；三是檔案檢索自動化,通過提交關鍵詞,在數據庫進行檢索；四是檔案利用一體化,各環節環環相扣,組成統一、完整的計算機系統[1]。

二、醫院人事檔案信息管理的意義

（一）直觀地顯示單位發展狀況

數據和信息是人事檔案的核心,傳統管理模式下,檔案層次界限不明、數量龐大等問題,增加了管理人員的工作難度。檔案管理信息化可簡化工作處理流程,提高各環節工作質量,解決檔案信息冗雜、繁多等問題,便于管理人員進行信息分類,制定檔案管理目標。在團體管理過程中,信息化系統可真實反映團體經營和運作情況,進一步降低工作復雜度,保證管理質量[2]。

（二）提高工作人員工作效率

傳統管理模式下,人事檔案均為紙質,需要人工登記、保存、尋找,在資料接收、存放以及整理等環節,管理人員需耗費大量精力和時間,其工作積極性、工作效率均處于較低水平。開展網絡信息化管理后,管理人員工作成效更高,工作流程更為順暢。例如,若以前想要查閱人事檔案,管理人員需根據基本信息,明確檔案保存編號,并在成千上萬的資料中查找,所需時間較長,且準確性難以保證。但是現在,管理人員只需在檢索欄,輸入被查閱人員的重要信息,即可快速、準確、輕松找到其檔案,在提高信息資源利用度、提高查找速度、節約人力成本等方面優勢顯著[3]。

（三）幫助工作人員解決問題

有效、合理地利用人力資源信息,根據外界變化及存在問題,制定戰略目標和解決方案,幫助團體更好地應對變化,調整團體未來發展態勢,是檔案管理的終極目標。實施信息化管理后,醫院檔案管理工作不斷創新、改進,通過分類、整合、分析醫院人事檔案資源,可準確找出問題所在,進而為人事管理工作提供便利,切實提升工作便捷性和效率[4]。

（四）提升管理人員綜合素質

人事檔案管理工作內容、性質特殊,要求管理人員具備強烈的責任感、良好的思想素質及業務能力,并具有一定創新能力。為滿足人事檔案信息化建設需要,管理人員必須主動學習相關知識,掌握人事檔案管理新技術,充分發揮檔案社會價值,以此預防人事檔案分類困難、查找困難等問題,在此過程中,人員綜合素質可明顯提升。檔案管理人員變化大、流動頻繁、不穩定,是影響醫院人事管理的關鍵因素[5]。部分人員缺乏系統、專業、嚴謹的知識,甚至身兼數職,加之日常工作繁重,其業務素質難以提升。醫院檔案管理信息化建設,可緩解管理人員壓力,使其在完成日常工作的同時,預留充足的進修、學習時間。

三、醫院人事檔案信息化建設的現狀

（一）信息化管理意識薄弱

在醫療領域,現代信息技術應用廣泛,在醫院繳費、醫院掛號、信息查詢、患者病歷檔案管理等方面,均得到了充分體現,有助于節約醫療資源,促進醫院業務活動開展。醫院具有社會公益性,資源配置有限,一般將關注重點放在承擔醫療服務的科室,但部分醫院未能認識到人事檔案管理的重要性,使得人事檔案信息化建設資金不足、缺乏專業技術人才[6]。

（二）信息化建設投入不足

為完成檔案管理信息化建設,醫院應做好各方面支持。在起步階段,應引入管理系統,完善人事檔案數據庫,配備性能良好的計算機,并及時進行系統更新,定期維護檔案數據庫,均需要投入相應資金。同時,在信息化建設全過程中,不可缺少專業的信息技術人員及檔案管理人員,以此保證此項工作,但專業人才匱乏,也會直接影響信息化建設進程和質量[7]。

（三）信息化建設規劃不足

醫院人事檔案管理涉及較廣,具有明顯的專業性、綜合性,需分步驟、分階段進行,在信息化建設前,應從人事檔案管理需求出發,做好項目規劃。但如今,在人事檔案管理信息化建設方面,多數醫院均缺乏經驗,缺乏相應的管理標準,未能全面分析、深入了解醫院人事檔案管理現狀和需求,信息化建設規劃不足,缺乏有效的理論支持和前期研究,易出現系統結構框架不合理、人事檔案信息化管理難以發揮價值等問題[8]。

（四）信息資源利用有限

與醫院業務管理相比,人事檔案管理具有保密要求高、涉及個人隱私內容多等特點,部分信息資源需進行封閉式管理,進而影響人事檔案信息化建設進程。醫院考核評比、職稱評定、晉升等人事變動,均需要以人事檔案為依據,只有深入挖掘相關信息,才能全面掌握人員工作表現和以往經歷,信息資源利用受限制,增加了檔案信息化建設難度[9]。不僅如此,在信息化背景下,提高人事檔案管理效率的同時,還應重視檔案管理的安全性、保密性,如何平衡二者關系成為管理人員思考重點。

（五）安全管理制度不夠完善

醫院以往的檔案管理制度,難以滿足信息化建設要求,進而引發分工不明、責權不明等問題,不利于檔案管理人員工作熱情、責任意識的提升,嚴重阻礙信息化進程。同時,在數據資源管理方面,醫院普遍存在查詢有效信息難度大、存儲空間緊張、難以滿足實際運行需求等問題,這與信息管理系統落后、管理內容簡單、管理形式單一有關。此外,在大數據背景下,木馬程序植入、網絡黑客攻擊、網絡病毒侵蝕等問題普遍存在,極易導致檔案信息丟失、盜用,阻礙數據庫正常運行。

四、醫院人事檔案信息化建設優化路徑

（一）明確信息化管理重要性

首先,醫院管理層應主動學習檔案管理理論、案例,掌握基礎信息化知識,進一步轉變觀念、解放思想,認識到檔案信息化建設對醫院人力資源優化、戰略目標達成的影響,明確其必要性和重要性,落實院內管理制度,予以檔案信息化建設最大力度的支持,確保此項工作順利開展。其次,人事檔案管理人員,應及時革新管理觀念,將安全、高效、信息化作為管理重點,強化工作意識,發揮主觀能動性,予以人事檔案管理充分的重視,在醫院政策扶持、制度規范下,有效落實各項管理工作,切實提升人事檔案管理質量[10]。最后,動態更新、不斷完善醫院人事檔案信息變動,及時擴展醫院人事檔案信息數據庫,保證信息資源的即時性,避免人事變動、資料信息更新不及時,影響信息化管理整體效益。

（二）加強醫院信息化建設力度

一方面,醫院應重視檔案管理,設計信息化檔案管理系統,引入先進的檔案管理設備,予以充足的資助支持,推動檔案管理信息化進程,優化管理系統軟件、硬件設備。例如,引入大數據技術,建設、優化檔案管理信息系統,統計、分析職工各項數據,將其工作表現、醫風醫德與人事檔案緊密相連,提升人事檔案管理的全面性、即時性、準確性,并以此為基礎,幫助職工制定個人發展規劃。另一方面,鑒于人事檔案管理對隱私要求高,為保護職工個人隱私,醫院應強化安全意識,落實網絡信息安全保密制度,加大信息保護和維護工作力度,安裝人事檔案管理系統的計算機,僅能連接內部網,禁止與外部網絡連接。同時,管理人員應不斷提升自身檔案管理能力以及信息化技能水平,以此滿足日常工作需要[11]。此外,通過招標與信息技術公司合作,引進成熟的電子人力資源管理產品,消除“信息孤島”,設計出涵蓋多管理領域、功能強大的管理系統,為醫院檔案管理信息化提供支持。

（三）健全人事檔案管理制度

鑒于人事檔案管理具有復雜性和長期性,因此應努力健全檔案管理制度,做好以下幾方面工作：一是劃分不同責任等級,保證“責權對等”,細化檔案管理具體工作,并進行定期、不定期評估工作質量；二是增進各部門溝通,形成檔案管理人員、檔案人員部門、醫院管理層三位一體工作機制,明確檔案管理信息化建設存在的問題,持續改進檔案管理方式,優化信息化系統軟件、硬件設施；三是落實各項監督措施,成立人事檔案管理小組,定期檢查制度落實情況；四是建立獎懲機制,對于工作表現突出、檔案管理業務扎實、掌握信息化技術的優秀人員,可予以物質及精神獎勵,對于存在推脫責任、習慣性依賴他人、工作責任心差、無法適應信息化建設的工作人員,可進行談話,適當處罰,若仍不改正,可解雇或調離崗位[12]。

（四）重視人事檔案的實際應用

首先,定期統計醫院職工人事信息,及時更新數據庫,并做好人事檔案信息系統及數據庫的維護工作。其次,在信息收集和錄入時,充分體現員工人事檔案特征,以便于管理人員快速、準確分類。例如,在管理系統中,根據職工工作經歷及平時表現,對電子檔案進行分類存儲,信息中涉及職工個人經歷、獲得過的獎懲,為人事管理提供實施依據,以便于快速開展信息查詢、退休辦理等業務。最后,重視檔案管理環節,利用現代信息技術,提升檔案信息檢索的精準性和專業性,為檔案篩選、更新、應用奠定基礎[13]。此外,實施集成處理,建立人事檔案信息數據庫,將個人檔案進行數字化處理后,上傳至統一的平臺,根據人員特點,存儲至不同空間；創建檢索引擎,借助分類項目或關鍵詞,快速檢索多媒體內容,迅速地定位其所在位置；在數據應用方面,通過數據分析,找出醫護人員不足之處,按照人才隊伍建設要求、特色建設規劃及長期發展戰略,利用院內培訓、交流學習等方式,提升其業務水平。

（五）加強安全監管力度

首先,做好檔案備份管理,加強監管力度,防止病毒入侵、檔案數據丟失等不良現象,提升檔案管理先進性。其次,加大安全管理力度,采用優質、科學的加密技術,維護檔案信息管理系統安全,例如,設置管理系統登錄權限、設置安全防火墻等,切實提升檔案數據保密等級。最后,強化連接外網加密性、內部局域網獨立性建設,避免網絡病毒入侵,加快檔案管理信息化進程。總而言之,在檔案安全監管方面,應將保障數字檔案長久可讀、真實有效、合理利用作為重點,強化數據庫安全防范措施,不斷提升其抗病毒、防攻擊能力。總之,醫院人事檔案信息化建設涉及環境建設、制度建設、軟硬件建設等諸多方面,具有安全性強、系統性全等特點,對于醫院人事管理、信息化水平提升影響重大。醫院可從明確信息化管理重要性、加強醫院信息化建設力度、健全人事檔案管理制度等方面著手,推進醫院人事檔案管理信息化建設。

作者:何娟娟 單位:天水市婦幼保健院