前言：本站為你精心整理了人力資源和社會(huì)保障工作檔案管理探究范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價(jià)值，我們的客服老師可以幫助你提供個(gè)性化的參考范文，歡迎咨詢。

[摘要]隨著信息化時(shí)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國市場競爭越發(fā)激烈，對(duì)企業(yè)人力資源管理和社會(huì)保障工作檔案管理也提出了更高的要求。本文主要研究和剖析了現(xiàn)今我國在人力資源管理和社會(huì)保障工作檔案管理的缺陷，并在解決問題的基礎(chǔ)上提出新的優(yōu)化方案。本文的研究內(nèi)容旨在解構(gòu)傳統(tǒng)的人力資源與社會(huì)保障檔案管理工作模式，強(qiáng)調(diào)信息科技與通信工程對(duì)于信息管理的重要性，進(jìn)而發(fā)揮檔案管理工作人員的職能，促進(jìn)各項(xiàng)工作的高效運(yùn)行。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；人力資源；社會(huì)保障；數(shù)據(jù)；信息化管理

檔案管理工作是保障單位各項(xiàng)工作順利開展的前提,傳統(tǒng)的檔案管理工作在現(xiàn)代科技社會(huì)中受到極大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作通常是對(duì)紙質(zhì)文檔進(jìn)行整理歸納,時(shí)間一長就容易出現(xiàn)信息丟失、信息混淆、檔案破損等情況,傳統(tǒng)的檔案管理信息系統(tǒng)好比是一種人機(jī)系統(tǒng),非常依賴業(yè)務(wù)員[1]?，F(xiàn)代的人力資源與社會(huì)保障檔案電子檔案管理信息系統(tǒng),利用硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及其他外圍設(shè)備來進(jìn)行信息的收集和處理、更新和維護(hù),進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案文件管理的信息化和數(shù)據(jù)化,致力于提高人力資源與社會(huì)保障檔案管理工作的效率,以便能夠更好地服務(wù)社會(huì)。當(dāng)前,建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理信息系統(tǒng)是人力資源與社會(huì)保障行業(yè)發(fā)展的必要條件。

一、信息管理理念的應(yīng)用價(jià)值

所謂的信息管理理念就是將信息技術(shù)的優(yōu)勢轉(zhuǎn)嫁到檔案管理工作中,利用技術(shù)手段促使檔案管理工作機(jī)制革新?lián)Q代,以確保全面提升和強(qiáng)化工作效率、工作質(zhì)量等方面。信息管理技術(shù)僅僅是信息管理理念的分支,該管理理念在檔案管理工作方面的應(yīng)用主要包括信息設(shè)備、信息技術(shù)、信息辦公模式以及信息思維[2]。在信息管理理念中,信息思維是把握、利用整個(gè)信息采集工程的思想體系。首先,信息技術(shù)設(shè)備作為基礎(chǔ)運(yùn)營條件,是信息系統(tǒng)的機(jī)械設(shè)備載體,設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)、更新、維護(hù)使得信息技術(shù)在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)工作模式轉(zhuǎn)變的作用。其次,信息技術(shù)集成了信息感知、信息傳輸、信息處理、信息存儲(chǔ)、運(yùn)行維護(hù)等功能,它無疑是整個(gè)信息系統(tǒng)能夠發(fā)揮功效的核心。在信息手段向檔案管理延伸過程中,信息技術(shù)不僅局限于信息的收集和處理,還有對(duì)信息的加密技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、共享技術(shù)等[3]。信息管理理念正是由于以上種種技術(shù)功能、科學(xué)理論的整合,才可在拓展延伸檔案管理功能的同時(shí)又可保障信息安全。將信息管理理念延伸至檔案管理工作中,極大降低了用人成本,避免文件檔案丟失混亂的現(xiàn)象出現(xiàn),因此亟須對(duì)信息化人力資源和社會(huì)保障行業(yè)檔案管理工作廣泛普及信息管理理念的價(jià)值,以期能夠消除部分弊端。

二、傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)存在的缺陷

（一）管理意識(shí)薄弱

工作人員積極性不高,業(yè)務(wù)能力不足,對(duì)檔案管理工作不夠重視。要想促進(jìn)檔案管理工作的積極開展就必須要重視此項(xiàng)工作,然而實(shí)際上許多工作人員受傳統(tǒng)工作模式的約束,缺少創(chuàng)新意識(shí)和進(jìn)步意識(shí),對(duì)電子信息技術(shù)的掌握不足,對(duì)工作職責(zé)不夠重視,使得檔案管理的信息化水平始終無法提高,難以滿足提高日常辦公效率的要求。與此同時(shí),檔案管理部門在設(shè)備、硬件的建設(shè)方面不足難以觸及電子檔案管理信息系統(tǒng)的核心技術(shù),致使信息管理模式落后,檔案工作的質(zhì)量難以提升[4]。

（二）管理模式單一

當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)普遍存在信息化建設(shè)運(yùn)營不當(dāng)?shù)那闆r,信息化模式單一,出現(xiàn)了信息化應(yīng)用難以運(yùn)行的現(xiàn)象,既無法保證檔案管理工作質(zhì)量,也容易帶來一些隱患。另外,在傳統(tǒng)的檔案管理工作中,業(yè)務(wù)人員都是進(jìn)行簡單的查詢工作,缺乏完善的管理系統(tǒng),包括建檔、搜索、查詢、加工、傳送、更新等環(huán)節(jié),也未能加大開發(fā)檔案分析等高階電子信息功能的力度。信息化水平始終徘徊于低谷,檔案管理工作的效率以及信息機(jī)密性難以得到提升和保障[5]。

三、電子檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢及不足

新事物的產(chǎn)生必然伴隨著舊事物的滅亡,為了解決上述問題并整改檔案管理工作模式,人力資源與社會(huì)保障電子檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生,該系統(tǒng)嚴(yán)格遵守國家檔案管理規(guī)范以及行業(yè)相關(guān)規(guī)則,在投入運(yùn)行的過程中收獲了良好的效益。該系統(tǒng)業(yè)務(wù)范圍很廣,包括對(duì)社會(huì)人員的人力資源與社會(huì)保障相關(guān)檔案的收集、整理、加工、傳輸、利用等,與此同時(shí)還能分析監(jiān)測業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),為制定檔案服務(wù)政策提供翔實(shí)的數(shù)據(jù)依據(jù)[6]。該系統(tǒng)致力于簡化業(yè)務(wù)流程提高工作效率,依據(jù)業(yè)務(wù)模式以及用戶體驗(yàn)的反饋,設(shè)計(jì)出人性化的人力資源與社會(huì)保障電子檔案管理信息系統(tǒng)。通過對(duì)大量數(shù)據(jù)的分析與研究,獲得用戶體驗(yàn)反饋和業(yè)務(wù)流程辦理的詳細(xì)需求,并通過需求分析法總結(jié)出合理的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和開發(fā)思路[7]。人力資源與社會(huì)保障電子檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)際上是檔案信息資源共享平臺(tái),能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各類檔案的資源管理、信息服務(wù)利用、數(shù)據(jù)信息加密、資源共享、信息維護(hù)更新等。該系統(tǒng)建設(shè)的宗旨在于提高信息化檔案業(yè)務(wù)管理的工作效率,加強(qiáng)信息資源服務(wù)可靠度,以建立檔案信息化綜合管理平臺(tái)為核心,利用數(shù)據(jù)手段和信息技術(shù),兼顧產(chǎn)品開發(fā)與用戶體驗(yàn),力求既能滿足系統(tǒng)管理員的工作便利,又能滿足檔案利用者的需求,以系統(tǒng)中的智能檢索技術(shù)和電子信息管理技術(shù)為基礎(chǔ),旨在實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和管理模式現(xiàn)代化[8]。但人力資源與社會(huì)保障檔案電子檔案管理信息系統(tǒng)在我國的起步較晚,加之地區(qū)之間的經(jīng)濟(jì)、業(yè)務(wù)發(fā)展水平存在地域差異,因此檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。部分發(fā)達(dá)地區(qū)建立了該電子信息管理系統(tǒng)但并沒有“物盡其用”,只是將檔案存放在系統(tǒng)中,且與人力資源和社會(huì)保障業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)不大；部分地區(qū)還未建立該系統(tǒng),信息化管理機(jī)制不完善,業(yè)務(wù)辦理模式落后,業(yè)務(wù)流程不規(guī)范；在人力資源與社會(huì)保障行業(yè)內(nèi)缺乏對(duì)信息的統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn),因此信息資源共享、交換存在一定阻礙,造成人力物力的浪費(fèi)。

四、完善檔案管理工作的策略

（一）電子檔案管理信息系統(tǒng)的操作模式

1.信息化管理。基于信息化時(shí)代下應(yīng)該要善用信息時(shí)代的產(chǎn)物,將信息管理理念推廣至行業(yè)個(gè)人,可以積極構(gòu)建或引進(jìn)信息化檔案管理系統(tǒng),以確保檔案管理工作能夠更高效的運(yùn)行。引進(jìn)該系統(tǒng)后還要注意結(jié)合原有工作模式中的優(yōu)點(diǎn),去其糟粕,取其精華。要注重如下工作的開展與信息化管理理念結(jié)合：首先,將傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公思維轉(zhuǎn)變將信息化管理思維。把紙質(zhì)檔案上的信息內(nèi)容掃描錄入至信息化檔案管理系統(tǒng)中,利用信息化管理軟件和技術(shù)進(jìn)行處理備份,并將信息分門別類存放,確保信息的完整和后期的查詢、調(diào)檔工作,這樣不僅方便快捷,而且能夠減少人力物力的浪費(fèi)對(duì)信息管理具有一定的益處[9]。其次,系統(tǒng)維護(hù)工作要定期展開。為了確保電子信息管理系統(tǒng)以及信息化管理軟件能夠“物盡其用”,必須對(duì)其運(yùn)行的穩(wěn)定程度做出保證,因此還應(yīng)注重對(duì)系統(tǒng)的維護(hù),避免系統(tǒng)出現(xiàn)問題后造成的檔案信息丟失、泄露等問題,該系統(tǒng)和管理軟件應(yīng)當(dāng)做到運(yùn)行穩(wěn)定,方便管理人員的管理以及增強(qiáng)用戶的體驗(yàn)感。再次,除了維穩(wěn)還應(yīng)注重對(duì)該系統(tǒng)和管理軟件的優(yōu)化工作。比如,在掃描錄入人事檔案或文書檔案等信息時(shí),應(yīng)注重對(duì)信息的歸類,這樣在查找的過程中可以節(jié)約時(shí)間,提高工作效率。最后,確保信息化檔案管理系統(tǒng)的及時(shí)共享性。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)字管理技術(shù)等途徑,有效實(shí)現(xiàn)該系統(tǒng)內(nèi)容信息的共享和查證。2.信息集成管理。人力資源和社會(huì)保障檔案管理需要轉(zhuǎn)型發(fā)展,為了達(dá)到這個(gè)目標(biāo),必須要利用信息化技術(shù)促進(jìn)工作質(zhì)效,還需要加強(qiáng)檔案的信息集成水平。信息集成能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的自主查詢調(diào)用、自動(dòng)化歸檔以及檔案信息內(nèi)容的有效傳遞。信息集成可以簡單理解為對(duì)信息的收集,在操作過程中,首先利用計(jì)算機(jī)對(duì)收集到的信息進(jìn)行集成編碼,然后根據(jù)人力資源和社會(huì)保障的管理要求,設(shè)計(jì)出具有針對(duì)性的信息技術(shù)功能,最后建立統(tǒng)一的人力資源和社會(huì)保障檔案信息化管理平臺(tái)[10]。其工作原理簡單深刻,就是將所有的人力資源相關(guān)信息,按照類別轉(zhuǎn)化和錄入系統(tǒng)把紙質(zhì)轉(zhuǎn)換成信息電子格式,集成人力資源檔案數(shù)據(jù)庫。既可以規(guī)范信息分類和查詢,又可以將各個(gè)部門的信息進(jìn)行連接,除了能夠快速收集和存儲(chǔ)信息,還方便人力資源和社會(huì)保障的檔案信息的調(diào)動(dòng)處理,同時(shí)減少因信息不對(duì)稱造成的混亂。3.完善硬件設(shè)備設(shè)施。在當(dāng)前信息化管理背景下,依靠簡單的人工管理和紙質(zhì)檔案工具是難以對(duì)信息、檔案、文件等進(jìn)行有條理的保存,因此對(duì)人力資源檔案的管理要加大力度和投資,積極應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)使得檔案管理工作更加方便快捷。數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的前提是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的配備,電子計(jì)算機(jī)的硬件配備應(yīng)遵循檔案信息的所用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合度。其次是對(duì)局域網(wǎng)的完善,致力于形成檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化,便于對(duì)檔案信息進(jìn)行管理和應(yīng)用。最后是對(duì)管理軟件的開發(fā)和研究,以期能夠滿足不同人員的需求。

（二）對(duì)檔案管理工作的監(jiān)察及處理

由于當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的飛速進(jìn)步,事件的處理變得復(fù)雜,我國人力資源和社會(huì)保障行業(yè)在進(jìn)行檔案信息的管理和監(jiān)察工作時(shí),必然會(huì)面臨新的問題和挑戰(zhàn),下文將詳細(xì)說明如何保障檔案管理和監(jiān)察工作的運(yùn)行。檔案管理和檔案監(jiān)察工作的創(chuàng)新應(yīng)同時(shí)進(jìn)行,相關(guān)技術(shù)人員和單位管理層應(yīng)該不斷完善信息管理機(jī)制的監(jiān)察工作。監(jiān)察系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)一樣也要做到信息分類監(jiān)管、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測預(yù)警,以期將人力資源和社會(huì)保障機(jī)構(gòu)的工作和責(zé)任落實(shí)到實(shí)處[11]。1.建立健全相關(guān)管理制度。在制度層面應(yīng)該出臺(tái)執(zhí)行力強(qiáng)的相關(guān)管理制度,確保檔案管理工作朝著規(guī)范、科學(xué)的管理模式發(fā)展。首先,相關(guān)管理部門應(yīng)明確職責(zé)分工,權(quán)限規(guī)范,同時(shí)還要加強(qiáng)檔案監(jiān)察系統(tǒng)的建設(shè)。信息管理系統(tǒng)離不開專業(yè)人才,因此,專業(yè)信息化建設(shè)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)是非常有必要的,引進(jìn)之前要對(duì)人才進(jìn)行全面考察,必須具備較強(qiáng)功底的信息化技術(shù)和操作能力,以應(yīng)對(duì)系統(tǒng)突發(fā)情況。在人才引進(jìn)后應(yīng)該為其提供發(fā)展空間,定期進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn),培養(yǎng)其解決問題的能力以促進(jìn)信息化檔案管理工作的開展和進(jìn)行。其次,還需要增設(shè)人事檔案管理工作的崗位。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下,人力資源和社會(huì)保障行業(yè)需要收集的信息資料越來越多,工作量逐漸加大,因此,國家應(yīng)重視人事檔案管理工作,擴(kuò)大人才建設(shè)隊(duì)伍,招聘專業(yè)人才并進(jìn)行集中培訓(xùn),在工作過程中定期組織交流學(xué)習(xí)和突擊檢查。最后,對(duì)人才的績效考核管理制度也要根據(jù)信息化檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整和更新,建立健全員工激勵(lì)機(jī)制,調(diào)動(dòng)員工積極性提高檔案管理的工作效率。2.加強(qiáng)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。突發(fā)事件頻發(fā)要求檔案管理工作能夠保持足夠的精力去處理問題,在人力資源和社會(huì)保障方面經(jīng)常出現(xiàn)利益糾紛等突發(fā)性案件,鑒于此,相關(guān)部門應(yīng)該對(duì)突發(fā)事件的處理機(jī)制加強(qiáng)建設(shè),提高檔案管理人員的管理水平,時(shí)刻做好風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警,避免工作體系遭到突發(fā)事件的打擊。在事件突發(fā)時(shí),相關(guān)人員要在較短時(shí)間內(nèi)了解信息,及時(shí)對(duì)有關(guān)部門進(jìn)行問題反饋,并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行信息備份。完善的突發(fā)事件處理機(jī)制旨在幫助工作更好展開,通過12333等平臺(tái)接收咨詢、舉報(bào)和投訴信息,并及時(shí)進(jìn)行核實(shí)、查證,持續(xù)調(diào)查。3.加大管理工作的創(chuàng)新模式?？茖W(xué)技術(shù)的進(jìn)步以及管理觀念的更新?lián)Q代都在告訴我們,檔案管理工作具有巨大的發(fā)展空間,應(yīng)該朝向更加先進(jìn)、更加智能邁進(jìn),這就要求相關(guān)管理工作人員具有過硬的專業(yè)水平和綜合實(shí)力,同時(shí)還應(yīng)該具備學(xué)習(xí)的能力以及適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展的管理思維。與此同時(shí),作為人力資源與社會(huì)保障的管理層人員,應(yīng)該廣納賢才,知人善用,更應(yīng)該加強(qiáng)自身管理能力、創(chuàng)新管理辦法,通過舉辦交流探討會(huì)議、安裝先進(jìn)設(shè)備、引進(jìn)管理人才、借鑒外國經(jīng)驗(yàn)等措施來提高檔案管理工作的效率,創(chuàng)造出人力資源與社會(huì)保障管理工作的新模式并確保檔案管理的準(zhǔn)確性與安全性。信息化時(shí)代背景下的行業(yè)發(fā)展趨勢要求我們必須要結(jié)合大數(shù)據(jù)、云算法等信息化技術(shù),這樣才能提開行業(yè)在市場和社會(huì)中的話語權(quán)。人力資源和社會(huì)保障檔案管理只是行業(yè)現(xiàn)狀中的“冰山一角”,其工作模式在不斷更新改良,不僅體現(xiàn)出良性的行業(yè)競爭氛圍還體現(xiàn)出社會(huì)發(fā)展的勢態(tài)。目前,在檔案信息管理工作中,受傳統(tǒng)工作模式的影響,還存在很多亟待解決的問題。例如檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高、工作效率低、管理方法滯后、信息保密性不強(qiáng)等。綜上所述,要增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度、提高相關(guān)管理人員的現(xiàn)代化辦公技能等,以期能夠提高信息化時(shí)代人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量,能夠更好地為社會(huì)服務(wù)。

作者:宋忠芳 單位:山東師范大學(xué)