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保護企業資金安全首先成為精細化財務管理的目標之一,正所謂“千里之堤,毀于蟻穴”,在企業財務管理中,威脅到企業安全生產和命運的風險因素時刻存在著,因此必須通過精細化的財務管理將威脅企業生存的風險因素降到最低,為企業發展筑起“防護網”。精細化管理的第二個目標無疑使為企業創造收益,精細化管理一方面能夠提升企業服務品質,降低成本,對業務流程進行規范;另一方面通過對企業各項管理領域的觸碰和涉及,站在財務管理的高度對企業進行管理,將增值項目提煉出來,為企業創收,推動企業可持續發展。這既是精細化管理之根本,也是財務管理的最高境界。
二、我國企事業單位財務管理現狀
(一)財務從業人員業務素質偏低
我國一部分基層企事業單位的財務管理人員,由于缺少相關財務管理的專業知識,單位又缺乏系統培訓,經驗大都來自多年的本職工作,即使有培訓,公司也只是注重對他們進行會計核算部分的培訓,沒有進行經費預算、會計信息綜合分析等業務培訓,從而失去了整體培訓的目的,造成業務素質跟不上時展。再來就是,有些企事業單位的財務管理人員不固定,相互之間調動頻繁,導致單位會計隊伍不穩定。而更嚴重的是在企事業單位內部,人情帳,關系網復雜,有些會計人員礙于面子和人情,擅自擴大財務開支范圍,導致最終結算超出預算能力。于是很多單位就出現了很多莫名其妙的賬目,造成國家和人民財產嚴重流失,導致財務管理形同虛設,失去了本該具有的意義。
(二)財務管理制度不完善
我國企事業單位雖然也制定了相關的財務管理制度,但由于執行力度不夠,還是在一定程度上影響了財務目標的實現。如說單位辦公用品采購置辦時,沒有做好驗收和登記工作,也沒有在工作中貫徹落實單位的財務管理制度,所以造成物品信息登記不全,單位資金流失嚴重等情況的出現,這些都在一定程度上造成了財務上不必要的浪費。
三、加強精細化管理,提升財務管理的具體途徑
(一)強化企事業單位財務管理水平
為了保證企業財務的有效推進和企業財務管理的靈活性,將現代化信息技術引入到具體的財務管理中,這就是上文所提到的精細化財務管理模式。實現精細化的財務管理模式,首先需要技術手段的投入和應用。在21世紀高科技飛速發展的今天,企業內部和企業之間信息數據的共享,必須依靠信息標準化這一強大后臺,如果缺少信息標準化的支撐,長此以往不僅會使數據流動趨于停滯,還會對企業的正常發展造成阻礙。所以說,對企業整個財務過程的實時監控,必須擴大信息采集面,并建立一套行之有效的信息財務采集、處理與反饋系統,對數據進行有效整合,形成獨具特色的企業財務綜合分析數據庫。所以說,離開了現代化的信息管理手段,一切數據的收集和整合就難以實現有效分析和利用,財務管理工作精細化更是紙上談兵。
(二)完善企事業單位全面預算管理
在精細化財務和管理目標中,全程預算作為重要一環,企業財務管理人員有必要進行全程參與和監督。逐步建立一個以企業發展戰略為前提,以市場需求為方向的預算體系,同時,這個體系要對企業經營各環節進行全程覆蓋,進一步調動企業組織內部生產活動,從而加快實現企事業單位總體目標和任務的達成。由于全面預算管理的總體目標是為了提高企業的經濟效益,更好地掌握企業資金的具體流向,實現資金的靈活管理,實現企業經營管理活動的全面控制。因此在具體的工作分配中,要做到以下幾點工作:第一,要由財政管理部門牽頭,選拔專門負責人擔任組長,在生產、技術、人力、銷售、后勤等多部門的配合下,成立專門的全面預算管理組織機構,進行各項預算事務的管理;第二,要以業務預算為基礎,根據企業或單位具體實際,制定相應的戰略發展目標和發展規劃,將提高利潤作為目標,對現金流進行重新編制,形成覆蓋全公司或單位所有崗位和部門,沒有任何“盲點”的業務管理流程,真正做到財務管理工作的精細化;第三,要在“實際控制”原則的領導下,對預算目標進行分解,保證層層落實,并通過相關考核政策的制定,對企業財務管理人員的行為進行監督,保證按時按量完成發展計劃;第四,除了要加強過程監控外,還要加強對事后監控的力度,做到企業財務運算前、中、后各個環節的全程控制。與此同時,還要對企業財務指標的設定、現金流量的控制和會計報告信息進行及時有效的跟蹤反饋。
(三)加大企事業單位執行成本投入
執行成本一直是企業財務精細化管理中必須要加大考查力度的重要指標。但是實際情況是,精細化的財務管理在剛被引入我國時,一些企業為了過分追求精細化,忽視了運營效率等一些重要問題。所以說,財務管理精細化目標的實現,不能太激進,太機械,要一步一步按照相應程序來,否則精細化管理的目標沒有實現,企業還將為此付出不必要的人力財力。也就是說即使相應程序和目標是實現企業精細化財務管理的基石,但是還要有規范化和細致的執行方案與之相配套。企業的財務管理首先需要規范化、制度化來夯實基礎,但是在其他領域,例如業務擴展領域和其他合作部門中,要充分考慮到制度執行的成本,以免陷入繁瑣冗雜的流程性漩渦中。因此財務管理的精細化需要在“大財務”戰略框架內,破除部門壁壘拓展職能范圍,為企業運營活動提供精確的信息,以信息化手段推進精細化管理,同時要充分考慮執行成本,不違背效率原則。
(四)加強企事業單位內部控制體系
所謂內部控制體系,就是在對企業財務風險有效認知的基礎之上,對風險隱患做出正確評估,并采取有效措施對風險進行規避,而這點正與精細化的企業財務管理目標相一致,企業財務管理的精細化必須要建立一套與市場經濟相匹配的內部控制體系,內部控制體系的可操作性和有效性,能夠保證企業內部控制的有效實行,防止風險的發生。因此要建立一整套完整的相互依賴、相互推動的財務精細化管理和企業內部控制制度。準確把握企業經營控制節點這一共同之處,采取具體有效的規范性措施,規避風險,保障企業經濟效益的最大實現。
(五)促進ERP信息交換平臺的建立
現代化企業順利發展的前提保證之一就是要建立ERP信息平臺,精細化的企業財務管理也需要這個平臺的大力支持,這樣不僅能夠幫助財務人員擺脫繁瑣的日常核算工作,減少工作人員任務量,為以后的決策打好基礎。且能夠最大限度地使財務管理人員的時間和大量精力投入到企業財務數據的分析上,將企業的管理成本降到最低。并且,實施ERP能夠使財務數據得到集中化管理,提高企業對市場反省的速度,具體要求主要有以下兩點:第一要將企業資金整合之后加入ERP信息交換平臺。單位和企業要在規定期限內以最快的速度變質具體的資金流動計劃,經財務部門審批之后才能夠投入系統。這樣就真正實現了資金的自動檢索控制,真正將精細化的財務管理運用到實處;第二就是對客戶信息的細化和完善,ERP系統中對每個供應商和客戶都有詳細的信息,一方面提供了細分市場和客戶群體的依據,另一方面為資金的回籠提供了信息保障,減少企業欠款風險。最后就是要對獲利能力進行全面分析,為領導決策提供有利保障。ERP系統中還開發了產品獲利能力分析功能,通過報表迅速實現各產品盟利情況和各銷售代表銷售油品及創造利潤情況的查詢,使銷售代表考核統計數據更快速、更簡捷,領導決策更精準,爭取決策“零失誤”。
四、結束語
上述問題存在的原因是多方面的,有預算編制不細的問題,也有預算執行不力的問題。部分項目經費缺乏使用細則,隨意性開支過大;也有一些項目經費的管理辦法或細則得不到有效落實,致使已經制定好的預算成了一紙空文。
二、實施財務精細化管理的具體做法
(一)再造財務制度及工作流程
學校財務雖然有很多制度,但不夠細,難于實施,也沒有相應明確的工作流程。為了使財務制度容易實施,對學校財務制度進行重新再造,主要是制訂實施細則及明確工作流程。每條制度都配工作流程,有的制度配一個工作流程,有的制度配多個工作流程。
(二)建立100個經濟控制點
根據學校經濟業務和管理的特點,將學校的費用支出分成人員支出、日常公用支出、項目支出和其他支出四大經濟控制點,每一大類經濟控制點又分成若干小項的經濟控制點,共建立100個經濟控制點。這100個經濟控制點落實到學校各主管副校長及其管轄各部門上,也就是說學校每一個主管副校長及各部門均按這100個經濟控制點來進行控制費用開支。
(三)實行部門預算
實行部門預算,主要是為了將100個經濟控制點落實到每一個部門,讓每一個部門負責人參與學校的財務管理,充分發揮其當家做主的主人翁精神,使學校財務管理公開化、民主化,樹立節約意識。主要做法是將100個經濟控制點列入預算中,采用零基預算編制方法,各部門根據學年度本部門工作計劃等情況,預計本學年度可能發生的各項費用支出進行編制。編好后上交財務部,由財務部匯總,財務部根據學校資金情況、費用支出的輕重緩急,提出預算建議方案,然后召開預算編制說明會議,各部門根據本部門編制的預算和預算建議方案對各項費用支出進行辯論說明。學校領導聽取辯論說明后再根據學校收入情況平衡各部門預算,交教代會通過后下達預算指標。財務部按部門預算嚴格控制支出,無預算、超預算不開支。
(四)成立預算委員會
成立預算委員會,主要是強化我校民主理財、財務公開和財務決策參謀,更好地實施財務精細化管理。預算委員會主要負責學校預算的審議和修改。學校部門多,每個部門都按100個經濟控制點來編制預算并以此控制支出,財務人員由于沒有參與其業務開展,難免無法全面了解其支出的必要性和合理性,通過預算委員會來審議,可以充分發揮預算的監督作用,使預算編制更合理、更科學。預算委員會由學校領導、中層干部代表和教職工代表組成。預算委員會定期召開會議審議預算。年度預算至少每年召開一次,月份預算每月召開一次。
(五)建立財務支出預警控制系統
為了更好地落實部門預算,使各部門做到支出心中有數,防止超支,建立財務支出預警控制系統。財務支出預警控制系統主要包括,一是制定《部門預算實施辦法》,對預算內支出、預算外支出和超預算支出的執行做出了規定,特別是對超預算支出進行嚴格控制,要求超預算的支出由部門填寫《追加預算審批表》,交財務部匯總,由校長會議研究批準后方可執行;二是制定《控制點財務控制和分析制度》,對部門的各項支出編制《部門支出預警分析表》,按月發送給各部門負責人及其主管副校長,使各部門負責人及其主管副校長對支出進行有效控制。
三、實施財務精細化管理取得的效果
(一)學校財務管理流程化和科學化
通過再造財務制度及工作流程,實施財務精細化管理,掃除了財務管理盲區,并將財務制度及工作流程上墻張貼和掛網供教職工學習,使每一個教職工都清楚報賬的流程,任何財務人員在財務的任何崗位都明白該崗位的工作方法及流程,使得財務管理清晰化和科學化。
(二)預算編制和控制更加精細化
將學校收支大項目,通過預算分解細化指標,并落實到學校各主管副校長及其管轄各部門上,通過明細的預算編制和執行的控制點,使預算編制和控制更加精細化,更具操作性。
(三)預算編制和支出更加合理化、科學化,費用開支降低效果明顯
實行部門預算,不僅讓部門負責人參與學校的財務管理,樹立節約意識,同時也使預算編制和支出更加合理化、科學化,通過層層控制預算,費用開支浪費現象大大降低,有效降低成本。
(四)財務管理更加民主化、公開化
學校成立了預算委員會,預算委員會成員參與學校財務管理,對民主理財、財務公開和財務決策起到參謀作用,使財務管理更加民主化、公開化。
(五)大大加強了學校財務風險控制
1、試驗研究
1.1設備原理
造紙污水經絮凝反應后能分離出大量的污泥,這些含有纖維的絮狀泥有類似活性碳的很好的吸附能力,以往的沉淀或氣浮工藝,只把這些固形物分離,沒有再充分發揮這些污泥的只附過濾作用。則EWP高效污水凈化器就是利用這些絮凝反應后生成的絮凝沉淀物在凈化器內形成一個穩定的、可連續自動更新的只附過港督流化床,令污染物起到活性碳的作用,使進入的污水除了得到平常混凝反應之后的固液分離效果外,還讓污水得到過濾和吸附的凈化處理,即可達到比普通的氣浮或沉淀的物化處理工藝提高10-20%的去除率。由于EWP高效污水凈化器沒有用任何的濾料或填料作為濾床,不會堵塞,所以免除了砂濾池或其他過濾裝置必需的反沖洗的麻煩和額外的動力消耗,更解決了處理裝置偶然停用后濾料干涸板結造成的堵塞問題。EWP高效污水凈化器是集污水絮凝反應、沉淀、吸附、過濾、污泥濃縮等功能于一體的設備。
1.2試驗效果
在試驗的五個月中,分六個階段進行測試,表1結果表明試驗達到要求目標。
2、工程應用
2.1處理規模
珠江紙廠治理工程中,采用兩臺處理量100m3/h(高13m)和兩臺50m3/h(高11m),共4臺凈化器,分別處理黃板紙和白紙的制槳、抄紙廢水。人民紙廠采用六臺處理量100(高15)的凈化器,處理黃板紙和灰板紙的制槳、抄紙廢水。配有污泥濃縮槽和加藥系統2套、調節池刮泥機、污泥脫水機等設備。兩個工程處理量分別為7200和15000,總投資分別為590萬元和980萬元,占地1600和2800。廣州頭號城紙箱廠應用EWP高效污水凈化器,污水處理后回用到造紙生產中,使得該廠達到1噸水造1噸紙的先進水平。
2.2工藝流程
比試驗流程增加了調節池刮泥李、泵后加藥系統、污泥脫水機等設備。
2.3運行效果
EWP高效污水凈化器的技術特點是沒有用任何的濾料或填料,而利用先進生產方式的污水中的懸浮與絮凝劑反應后生成的絮凝沉淀物形成吸附過濾訂對連續進入的污水進行凈化。其關鍵是EWP高效污水凈化器能把污水中的絮凝沉淀物形成穩定的流化,今污染物起到活性碳的作用,并能由新鮮進入的絮凝沉淀物推動老的絮凝沉淀物排出,始終保持凈化器的治理效果。雖然只是一級物化處理工藝,卻可比氣浮、沉淀等同類工藝提高效率10-20%。
(一)與其他活動缺乏較好的銜接,管理手段落后
通常情況下,石油銷售企業和其他的企業、社會活動之間缺乏良好的銜接,特別是和自身有業務往來的經濟團體或下屬公司,一旦沒有進行較好的銜接,極易在經濟方面出現意見不統一,數據不一致等問題,無法實現資金、預算的一體化,對財務管理造成極大的影響。與此同時,石油銷售企業在管理方面并沒有采用先進的管理手段,往往是承襲陳舊的管理方式,不能有效應對信息的變化和處理。就目前而言,盡管多數石油銷售企業的財務管理觸角已分布在石油銷售經營的所有環節,但是,企業的管理手段和控制系統并沒有真正做到有效的整合,跟不上時代的發展。
(二)財務信息更新速度較慢,不能實現資源共享
盡管多數石油銷售企業已經實現互聯網對接,做到了與網絡一體化、同步化,但是,其下屬公司往往為了各自的利益,并沒有很好地利用網絡平臺,這也就意味著,企業在進行數據分析和制定決策時,缺少了一項重要的參考依據。換句話說,因為財務數據的缺失或更新速度過慢,使得資金和計劃不能有效對接,不利于企業的長遠發展。最重要的是,在實際管理中,企業總預算的形成是根據各部門的具體情況所制定的,資金支付也是由各個部門所提供,然而在實際操作過程中,各業務部門的管理概念中資金和預算很難建立一體的理念,往往是資金不夠了就找財務部門要,多數情況下,資金會超出預算一大截,費用預算和資金計劃并沒有得到緊密的結合,其最終結果便是,在管理上不協調,資源上不能共享。
二、精細財務管理的主要內涵
(一)將財務管理的內容細化,擴展其管理范圍
所謂的精細財務管理,是指在具體的財務管理工作過程中,將各項工作細化,明確財務人員的分工。除此之外,在各部門的具體工作過程中,都需要進行一系列行之有效的規范和指導,擴展財務的管理范圍,保證工作的順利開展,使各部門、各個項目之間實現協調發展。
(二)采用科學的手段進行管理,使財務管理規范化
企業在財務管理中,需要建立規范的工作制度,轉變以往的管理方式,采用科學的手段進行有效管理,推動企業財務管理的制度化、規范化,確保企業經濟的有效發展。在財務工作過程中,財務精細化管理將制定一系列細致的運作框架,對財務人員的工作進行細化、明確化,盡可能減少職責不分的現象,同時輔以健全的內部管理制度,實現從人治向法治的推進。這對石油銷售企業來說,除了控制成本,還拓展了企業的服務和管理領域,優化了企業的資源配置,促進了企業的科學、穩定和可持續發展。
(三)制定明確的發展目標,提高經濟效益
借助精細財務管理,能夠幫助企業制定發展目標,避免嚴重浪費,節省資金成本,從長遠來看,有利于企業的發展。多數情況下,精細化管理會將企業的總體目標細化,通過分工到個人的形式,明確責任,不僅能夠提高工作效率,還能降低成本,節省資金。
三、石油銷售企業財務進行精細化管理的措施
(一)加強財務內部管理,提高管控能力
石油銷售企業應完善資金的管理,在經濟全球化的大背景下,對石油銷售企業來說,不僅僅是良好的機遇,更是一個巨大的挑戰,若沒有較好的掌控財務,將不利于自身的發展,只有做好財務內部管理,才能應對瞬息萬變的全球經濟格局。所以,財務要更加深入,全方位了解企業,特別是企業的運轉流程、操作環節,同時轉變財務管理的工作模式,利用好現代科技,努力提高對財務的掌控力度,實現財務精細化管理。
(二)加快財務信息管理平臺的建設
在推進石油銷售企業的財務精細化管理過程中,需要完善財務信息平臺,提高財務數據的準確性,減少財務人員的工作量,提高工作效率,使財務工作人員能夠有時間進行財務分析,控制好財務預算,確保資金能夠得到有效利用。所以,石油銷售企業需要對財務數據進行梳理,確保錄入信息的真實性和有效性,在這一過程中,需要確保財務人員具有良好的職業素養,提高財務人員的水平,加強財務人員的相關培訓,提高其管理水平,確保財務信息管理平臺能夠如期建立和良好運行。
(三)借助考評體系,促進財務精細化管理
在衡量財務管理人員的業績時,將其具體執行情況作為業績考評的一個重要指標,促進工作人員自覺執行相關操作和遵守相關規范。此外,將財務管理人員的考評結果,和他們的薪資掛鉤,考評結果較好的員工可以進行適當獎勵,至于考評結果較差的員工,應進行適當批評,賞罰分明的薪資制度能夠在很大程度上促進采取精細化的實施。
(四)建立完整的財務分析體系,發揮財務管理優勢
在傳統的財務管理中,僅僅依靠財務報表來衡量企業的業績,衡量標準較為單一,同時,報表也極有可能存在一定的虛假性,并不能全面衡量企業的好壞。要做到精細化管理就需要建立一套完整的財務分析體系,從市場、企業、員工、財務等方面全面調研,分析企業在今后的運轉過程中所存在的風險,并做出正確的判斷,將財務管理的優勢充分發揮出來,并將其作為石油銷售企業進行決策時的有力支持。
四、總結
[關鍵詞]企業;科研經費;財務規范化問題
[DOI]1013939/jcnkizgsc201536117
隨著政府對企業科研工作支持力度的加強,企業獲得了越來越多的科研經費。一方面,這些科研經費為企業的科研及產業發展提供了巨大支持;另一方面,在科研經費的管理中,也出現了一系列問題。如何管理好科研經費,提高科研經費的使用效率,成為擺在企業面前的一個重要問題。本文就企業科研經費管理中常見的幾個財務規范化問題進行分析探討。
1常見問題
(1)經費使用與預算不符。按照政府部門出臺的科研經費管理辦法規定,科研經費開支范圍一般包括直接費用和間接費用,直接費用包括設備費、材料費、測試化驗加工費、燃料動力費、差旅費、會議費、國際合作與交流費、出版/文獻/信息傳播/知識產權事務費、勞務費、專家咨詢費和其他支出等。有些企業在使用科研經費時,報銷了不屬于該課題預算范圍內的費用,比如該課題沒有預算燃料動力費,這就意味著不能報銷水電和氣費,但實際報銷時卻出現了這一類費用。還有一種情況,有些企業超出科研經費管理辦法規定的范圍報銷費用,比如招待費、辦公用品等,按規定,這些費用是不允許用科研經費支付的。
(2)經費支出明細核算混亂。具體核算時,混淆各類核算項目應該核算的內容。比如:某公司內部對科研形成的產品做了一個測試,測試所用的材料應列入材料費,做賬時卻列入了測試化驗加工費,這樣核算是不正確的。另一種情況是做賬時沒有分具體核算項目。某一個科研課題的經費到賬后,財務為其設置了專門的明細科目用于核算相關費用,但未設置反映支出類型的明細核算項目,做賬時,課題所有支出都記入科目“研發支出――××課題”,這就看不出支出的費用是材料費還是其他費用,給科研經費的管理帶來很大困擾。
(3)經費使用與任務完成進度同步性差。在理想狀態下,項目經費的使用進度與科研任務的完成進度應大致相當,但由于有一些課題的經費下撥時間晚于任務開始實施的時間,就造成了課題的一部分支出使用了企業的其他經費進行墊支,未計入項目經費中,直到項目經費到賬后,相關費用才能計入其中。另一種情況,執行科研任務時,實施任務的主體沒有關注經費使用情況,經費一到賬就用掉很多,科研任務進行到中后期經費不夠用。
(4)科研經費未單獨核算。一些企業使用了科研經費,在記賬時,未將科研經費單獨列出,而是把科研經費混淆在企業的期間費用或生產成本中,到項目檢查的時候,再根據需要把用于科研課題的費用以自制賬表的形式列出或調賬。仔細檢查會發現,這些科研費用在多個關聯度不高的會計科目或會計核算項目中反映。具體表現為:如果要求企業在一兩分鐘的時間內將賬上的該科研費課題的支持經費用找出,往往做不到。
(5)外撥給合作承擔單位的科研經費與預算不符。如果一個科研項目除牽頭承擔單位外,還需其他合作承擔單位一起完成,那么在訂立科研任務合同書時,主管科研課題的政府部門就會與課題牽頭承擔單位及合作承擔單位都簽訂任務書。在編制項目預算申報書的時候,也需要編制包括牽頭承擔單位及合作承擔單位在內的各個單位的具體預算。這個科研課題的全部經費會由政府部門全部下撥到牽頭承擔單位,然后再由牽頭承擔單位按任務書簽訂的金額分撥給合作承擔單位。實際操作時出現了一些問題,有些課題外撥科研經費的對象不是當初簽訂任務合同書時候的單位;有些外撥經費的金額與任務書不同,或者多于任務書所列金額,或者少于任務書所列金額。
2產生這些問題的原因
(1)企業及相關管理人員責任意識不強,相關管理人員業務素質不高。有些企業認為科研經費管理的大部分責任應落實到課題負責人身上,與企業沒有太大關系。在這種觀念的影響下,企業往往不注重對科研經費的管理,對相關管理人員的培訓也很少。由于對國家相關政策法規學習不夠,責任意識缺失,對怎樣合理合法提高科研經費使用效率,企業就不會有太多關注。
(2)企業內部管理制度及監督機制不完善,尤其是科研經費管理方面的制度,甚至出現了缺失的情況。一些小的企業為了應付檢查,內部管理制度只是照搬國家和地方的相關管理辦法,制定了一些大框架,而沒有根據單位具體情況制定細則;一些企業則是制定有比較細致的制度及管理辦法,但具體操作時并未執行;更有內部控制糟糕的企業,在科研經費管理方面,缺失了相關的辦法規定。如此一來,企業在使用科研經費時,就產生了很大的隨意性。
(3)科研經費預算編制流于形式。沒有根據科研課題的具體情況做好調查分析工作,未仔細籌謀規劃,甚至簡單按比例分配各支出科目經費預算,只以盡可能多地爭取到國家科研經費為目的,在用好科研經費方面欠考慮。一些企業的科研課題預算編制完全由課題組成員完成,缺乏與財務人員的有效溝通,造成了課題經費預算不能完全切合相關政策法規的局面,既影響課題經費的申報,又影響課題經費的使用。
3解決這些問題的措施
(1)強化企業及相關管理人員責任感,加強學習,落實具體管理責任到個人。企業應認識到,科研經費管理是法人負責制,不只由課題負責人責任。企業應定期組織科研課題管理人員學習,學習國家及地方的科研管理辦法及科研經費管理辦法。對財務人員,還要加強財經法規及財務專業知識方面的培訓。如果企業科研課題很少,管理科研經費時,可在財務人員中指定專人管理科研經費,從科研經費預算申報、日常科研經費報銷、到科研課題中期檢查至驗收結題整個階段,都參與進去。要注意,財務人員參與科研經費管理,不能免除課題負責人或其他管理人員的管理責任。如果企業科研課題較多,則可以在課題組另設“課題管理秘書”,從事某幾個課題的具體科研經費管理工作,定期與財務人員溝通,財務人員可只從大的方面對科研經費進行管理和控制。
(2)完善企業內部管理制度,加強內部監管。企業應依據國家和地方的政策法規,結合自身實際,制定出能夠落到實處的財務制度、科研經費管理辦法等各類制度。企業可在財務以外設審計人員,定期對科研經費的執行情況進行內部審計,發現問題,及時糾正。對于企業撥給合作單位的科研經費,也應要求合作單位定期交回資料,如科研經費明細賬、憑證及合同等,以便于了解合作單位對科研經費的使用及管理情況,如有問題,及時溝通解決,防止重大問題的出現。
4建議
(1)經費使用與預算不符。需明確哪些費用是科研經費不允許報銷的,比如單獨的招待費、辦公用品等可用單位日常維持費用支付的,不能列入科研經費;應在提取的間接費中支付的費用,如實驗室日常水電等,不能再列入科研經費的其他支出科目中。同時,要根據科研任務需要認真編制經費預算,支出經費時認真核對預算。科研工作帶有實驗性質,經費的使用不可能一絲不變的按計劃執行,如果執行中遇到了實際支出與預算不符的情況,有時是可以調整預算以適應實際情況的,但需按相關政策法規辦理。
(2)經費支出明細核算混亂。企業應根據國家及地方科研經費管理辦法,擬定本單位科研經費管理辦法,設置各個核算明細科目或項目。首先,在設置明細上,企業通常有兩種做法,一種做法是設置明細科目,然后在明細科目下設置材料費、設備費等明細核算項目,歸集科研課題費用時,記入科目“研發支出――××課題/材料費(或其他費用)”。查看明細賬時,就查看該××課題的科目明細賬。另一種做法,就是以材料費、設備費等支出科目做明細科目,在明細科目下以科研課題名稱做明細核算項目,歸集科研課題費用時,記入科目“研發支出――費用化支出――材料費(或其他費用)/××課題”。查看某一課題的使用明細,可通過查看某一核算項目(即××課題)的項目明細賬來實現。同時,明確科研課題需用到哪些經費,哪種支出該如何歸類。舉個例子,本課題組成員到外單位參加會議發生的費用應計入課題差旅費,而不是會議費。這一點處理好了,會大大提高科研經費的利用效率。
(3)經費使用與任務完成進度同步性差。企業應擬定好科研工作計劃和科研經費使用計劃,并經常自我檢查,確保兩者大致相當。對于合作單位的科研經費,要及時下撥,不能拖到最后才撥出。同時,這個問題的解決,也不能只靠企業自身。如果相關的科研經費管理部門能及時下撥前補助項目的科研經費,就能杜絕企業所謂的用自己的經費墊支科研經費的情況。
(4)科研經費未單獨核算。單獨核算不是要求企業為這個科研項目去單獨建一個賬套,而是在企業現有的賬套中,用單獨的會計科目或會計核算項目來實現對這個科研課題的明細核算,讓企業能在很短的時間內看到科研課題的所有支出。如果企業在多個不相關的明細科目或核算項目上核算該課題的支出,又需要花較長時間才能找出該課題的所有支出,這就不是單獨核算。有一種情況需要區別對待,如果企業在完成一個科研課題時,把這個課題任務中的多個步驟進行分解,分給該企業內部的幾個實驗室完成,同時將課題經費在主課題下分成幾個子課題,相應的子課題經費給相應的實驗室,單位始終統一管理,通過主課題及子課題的明細科目匯總(不涉及其他科目),可查看到該科研課題的所有支出。這種情況,不可武斷地認為沒有單獨核算科研經費。注意,單獨核算不只針對國撥專項經費,單位自籌經費也應單獨核算,并且要與國撥經費分開。
(5)外撥給合作承擔單位的科研經費與預算不符。課題牽頭承擔單位撥給課題合作單位經費時,應仔細核對預算,若合作單位名稱變更、撥出經費變更,需上報撥付科研經費的政府部門批準。同時加強對本企業外撥科研經費的監管,要求合作單位定期交回相關會計資料檢查,發現問題,及時溝通解決。課題合作單位也應積極配合課題牽頭單位的管理工作,及時反饋相關信息。
實際操作中,對科研經費的完善管理不是一蹴而就的,需要在工作中不斷改進。正是這樣,作為科研經費管理人員的我們,更應加強學習,不斷思考,為科研經費管理工作貢獻自己的一份力量。
參考文獻:
[1]中華人民共和國科學技術部《財政部科技部關于調整國家科技計劃和公益性行業科研專項經費管理辦法若干規定的通知》(財教〔2011〕434號)[EB/OL].http://wwwmostgovcn/tztg/201109/t20110929_90076htm